Voor een non-profit organisatie wordt het steeds belangrijker om transparant en tijdig de juiste financiële verantwoording van de projecten te realiseren. Dat geldt zowel intern als extern naar financiers en subsidieverstrekkers. Dit heeft duidelijke gevolgen voor de functie van controller. Hij werkt niet meer op zijn eigen financiële eiland maar is de financiële spin in het web van de organisatie! Laten we eens kijken hoe de rol van controller in de afgelopen jaren is veranderd.
Elk bedrijf krijgt te maken met inkomende facturen die vaak nog handmatig worden verwerkt. Het boeken, archiveren en fiatteren van inkoopfacturen is dan ook een tijdrovende klus en bovendien erg foutgevoelig. Is dit herkenbaar en ben jij ook veel tijd kwijt met het verspreiden en afhandelen van inkoopfacturen? Zwerven er facturen eenzaam door de organisatie? En ontbreekt het je aan actueel inzicht in de projecten doordat kosten pas laat worden ingeboekt? Overweeg dan eens om je inkomende facturen digitaal te verwerken.
Voor de controller van een non-profit instelling is de onderbouwing van kosten en opbrengsten nog essentiëler dan bij andere projectorganisaties. Niet alleen voor de verantwoording intern, maar vooral ook voor de verantwoording aan de subsidieverstrekkers. Maar eigenlijk kijkt iedereen mee naar de financiële resultaten en vooral de financiële verantwoording van de organisatie. We wensen transparantie en inzicht in de besteding van subsidiegelden. Willen precies weten wat er met het geld gebeurt en of er niet te veel aan de strijkstok is blijven hangen. En dat is begrijpelijk, want wie is niet bekend met het Alp d’HuZes schandaal. Dit heeft mede tot gevolg gehad dat non-profit instellingen nu meer dan ooit onder het vergrootglas zijn gekomen.
Wat zou het toch heerlijk zijn als je met één druk op de knop de jaarrekening kon uitdraaien. Helaas zorgt de jaarrekening jaarlijks bij veel ondernemers weer voor kopzorgen. Door een ondeugdelijke administratie, kan er bijvoorbeeld geen kloppende rekening worden gemaakt. Vervolgens wordt er hard gewerkt om alles weer recht te breien om tijdig te kunnen deponeren. Dit kost niet alleen veel tijd en stress, je kunt er ook de wet mee overtreden. Graag geven wij je hier zes tips mee die je op weg helpen naar een deugdelijke jaarrekening.
Als ondernemer loop je het risico op een fikse boete als je door de Belastingdienst wordt gecontroleerd op je deponeringsplicht. Zorg ervoor dat je op tijd de jaarrekening op orde hebt. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is namelijk een economisch delict. Dit betekent dat de onderneming die niet tijdig publiceert een boete kan krijgen (tot € 20.250). Ook kan het je een strafblad opleveren wat je nog jarenlang kan achtervolgen. Bovendien kan je als eigenaar persoonlijk aansprakelijk worden gesteld omdat het financieel inzicht in je onderneming niet deugde en anderen hiervan schade ondervonden.
Toen Databas in 1988 werd opgericht kwamen onze eerste klanten uit de culturele sector. Met klanten zoals Theater De Flint in Amersfoort, het Amsterdamse Paradiso en Schouwburg Almere hebben we ons inmiddels gespecialiseerd binnen deze branche. Deze branche is voortdurend in beweging. We zien dat het landschap verandert en culturele organisaties meer dan ooit in hun eigen middelen moeten voorzien. Het is vaak aan de culturele organisatie zelf verschraling te voorkomen en cultuur toegankelijk te houden, ook voor de lagere inkomensgroepen. De overheid onttrekt zich steeds meer aan deze taak. Om met beperkte middelen een optimaal aanbod te realiseren is het van groot belang om nauwkeurig inzicht te hebben in alle inkomsten en uitgaven die met een specifiek project (zoals een voorstelling of evenement) te maken hebben.
