Voor de controller van een non-profit instelling is de onderbouwing van kosten en opbrengsten nog essentiëler dan bij andere projectorganisaties. Niet alleen voor de verantwoording intern, maar vooral ook voor de verantwoording aan de subsidieverstrekkers. Maar eigenlijk kijkt iedereen mee naar de financiële resultaten en vooral de financiële verantwoording van de organisatie. We wensen transparantie en inzicht in de besteding van subsidiegelden. Willen precies weten wat er met het geld gebeurt en of er niet te veel aan de strijkstok is blijven hangen. En dat is begrijpelijk, want wie is niet bekend met het Alp d’HuZes schandaal. Dit heeft mede tot gevolg gehad dat non-profit instellingen nu meer dan ooit onder het vergrootglas zijn gekomen.
Subsidiebedrag optimaal benut
De eisen van de overheid en de subsidieverstrekkers worden steeds hoger. Het is dan ook een tijdrovende klus om aan alle voorwaarden te voldoen voor het verkrijgen van subsidies en om vervolgens alles financieel weer te verantwoorden. Als controller wil je dan idealiter op ieder moment van de dag kunnen beschikken over een juiste onderbouwing van de resultatenrekening. Je wilt direct kunnen antwoorden op vragen zoals.
- Hoe zijn de subsidies tot stand gekomen?
- Wat veroorzaakt de hoge kosten in het eerste kwartaal?
- Waar kunnen aanpassingen worden gemaakt in het proces om de resultaten te verbeteren?
Omdat het merendeel van de werkzaamheden binnen je organisatie uit projecten bestaat, hebben deze veel effect op de resultatenrekening en moeten ze uitgebreid aan de orde komen bij de onderbouwing.
Maar vaak zijn de financiële en projectadministraties niet volledig aan elkaar gekoppeld waardoor financiële rapportages belangrijke ontwikkelingen binnen de projecten niet voldoende in kaart kunnen brengen. Ook verschijnen uitgaven soms pas maanden nadat de bestelling is geplaatst omdat de financiële systemen alleen naar de achteraf goedgekeurde inkoopfacturen kijken. Het gevolg is dat budgetoverschrijdingen bijvoorbeeld te laat worden opgemerkt en het vanwege aangegane verplichtingen feitelijk al te laat is om nog te kunnen bijsturen.
Geïntegreerde financiële en projectadministratie
Door je financiële administratie met de projectadministratie te koppelen is er altijd aansluiting omdat alle informatie beschikbaar is. En je hebt niet alleen een helicopterview, je kunt ook inzoomen! Het is mogelijk om de informatie vanuit verschillende invalshoeken te raadplegen, bijvoorbeeld per project, per type project, per subsidieverstrekker en per budgethouder, per projectleider, zodat je het resultaat op verschillende manieren kunt sturen. Door de integratie van systemen beschikken controller en projectleiders op elk moment over actuele en juiste informatie. Dit wordt weer door vertaald in managementrapportages waarmee de organisatie projecten nog efficiënter kan beheren. En dat is een pluspunt bij nieuwe subsidie aanvragen.
Financiële grip
Kortom, als non-profit organisatie wil je financiële grip op de projecten. Dit is essentieel om de juiste subsidies te mogen (blijven) ontvangen. Je wilt de financiële en project administratie dan ook goed op orde hebben, maar je wel vooral bezighouden met de idealen van de organisatie. Een geïntegreerde applicatie helpt je dit te realiseren. Je hebt op ieder moment aansluiting tussen de financiële administratie en de projectadministratie zonder extra tijdsinspanning. Lees in ons e-book Controller wordt financieel adviseur hoe je als controller van een non-profit instelling beter financiële grip op je projecten kunt krijgen.
