Toen Databas in 1988 werd opgericht kwamen onze eerste klanten uit de culturele sector. Met klanten zoals Theater De Flint in Amersfoort, het Amsterdamse Paradiso en Schouwburg Almere hebben we ons inmiddels gespecialiseerd binnen deze branche. Deze branche is voortdurend in beweging. We zien dat het landschap verandert en culturele organisaties meer dan ooit in hun eigen middelen moeten voorzien. Het is vaak aan de culturele organisatie zelf verschraling te voorkomen en cultuur toegankelijk te houden, ook voor de lagere inkomensgroepen. De overheid onttrekt zich steeds meer aan deze taak. Om met beperkte middelen een optimaal aanbod te realiseren is het van groot belang om nauwkeurig inzicht te hebben in alle inkomsten en uitgaven die met een specifiek project (zoals een voorstelling of evenement) te maken hebben.
Dit betekent nieuwe uitdagingen voor het management van culturele organisaties. Er moet op een nieuwe manier worden nagedacht over de gehele organisatie. Er zijn minder middelen beschikbaar voor iedere afdeling en dus ook voor ICT. Terwijl daar juist een grote efficiëntie slag te maken is.
We zien binnen culturele instellingen dat ICT wel wordt toegepast maar dat veel mogelijkheden van de software onbenut worden gelaten. Waarom zou je handmatig bankafschriften verwerken als dat ook automatisch kan. Dat scheelt tijd en bovendien is de kans op fouten veel minder. Veel organisaties willen de permanence toepassen, maar hebben moeite om kosten en opbrengsten aan de juiste perioden toe te kennen. Automatisering kan dit oplossen!
Het toepassen van ICT binnen de culturele sector is niet een kunstje maar een expertise. Je moet kennis hebben van de systemen en software die in de branche veelal worden gebruikt. Zoals diverse kassasystemen, software op het gebied van online ticketverkoop, evenement planningssystemen, gebouwenbeheer, orkest planning, ITheatre en IConcert, SRO en verder alle denkbare specifieke systemen die door culturele instellingen worden gebruikt. Vervolgens is het de kunst om deze applicaties te koppelen zodat er op een eenvoudige manier management informatie kan worden ontsloten.
Een prachtig voorbeeld is de case van onze grootste klant binnen de culturele sector Het Concertgebouw in Amsterdam. Het Concertgebouw kent ook een Concert Gebouw Fonds. Mensen en organisaties die Het Concertgebouw een warm hart toe dragen kunnen (notariële) schenkingen doen. Deze schenkingen hebben vaak een looptijd van enkele jaren, dus bijvoorbeeld € 500,00 per jaar voor een looptijd van 5 jaar. Databas heeft dit proces administratief gestroomlijnd, waardoor er nu:
- Op tijd geïncasseerd of een vriendelijke herinnering wordt verstuurd
- Meer inzicht is in het verloop en mensen aangeschreven kunnen worden met verzoek om verlenging
- Meer inzicht is in toekomstige inkomsten
Het borgen van dit proces levert jaarlijks een aanzienlijk bedrag op en bespaart een medewerkster enkele dagen werk per kwartaal.
Bent u geïnteresseerd in additionele oplossingen die zijn aangereikt voor Het Concertgebouw? Download dan hier gratis de volledige case study: Het Concertgebouw, sturen op projecten waar muziek in zit.
