Laatst vertelde een klant van ons: "mijn bedrijf groeit en dat is mooi, maar ik wil vooral de omzet laten groeien en niet de kosten. De kantoorkosten wil ik beperken."
De wijze waarop bedrijven hun projecten managen, wordt steeds complexer. Dit geldt zowel voor grote bedrijven als mkb-organisaties. De grotere organisaties maken hiervoor vaak gebruik van geavanceerde bedrijfsmatige software die hen in staat stellen om op de projecten het juiste rendement te halen om zo bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Een investering in uitgebreide, geavanceerde systemen lijkt voor mkb-organisaties dan ook een te grote stap. Maar met de huidige ontwikkelingen is echter niets minder waar.
In onze blog is al vaker gesproken over de voor- en nadelen van Excel in projectorganisaties. Bij onze klanten zien we dat er nog steeds veelvuldig mee wordt gewerkt. De lage instapkosten, laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid van Excel maakt het tot een zeer geliefd programma om administratie en projectmanagement in vast te leggen. Maar dit programma heeft een venijnig randje en kan zich tegen je keren.
De druk op projectgeoriënteerde organisaties is tegenwoordig erg groot. Klanten verwachten dat je steeds sneller reageert, terwijl het steeds langer duurt voordat je een project binnenhaalt. Daarbij ligt de concurrentie op de loer en worden de winstmarges steeds kleiner. De strijd om de klant is dan ook heviger dan ooit. Wil jij je hoofd boven water houden, dan moet je strak sturen op je projecten zodat je het rendement goed in het oog kunt houden. Eén van de manieren waarop je dit kunt doen is door middel van een efficiënte urenregistratie. Maar geldt dit ook als je op retainer-basis werkt?
Onlangs hoorde ik een leuke analogie. Uren zijn net als pennen: in het begin van het jaar heb je er heel veel, maar aan het eind van het jaar zijn ze allemaal op en weet je niet waar ze gebleven zijn. Nu zijn pennen over het algemeen niet zo kostbaar, maar je uren zijn dat wel. Als je op urenbasis wordt betaald, wil je toch weten waaraan de uren zijn besteed en welke uren declarabel (en dus te factureren) zijn? Houd je je urenregistratie niet goed bij, dan kan dit slecht nieuws zijn voor je omzet en winst!
