Elk bedrijf krijgt te maken met inkomende facturen die vaak nog handmatig worden verwerkt. Het boeken, archiveren en fiatteren van inkoopfacturen is dan ook een tijdrovende klus en bovendien erg foutgevoelig. Is dit herkenbaar en ben jij ook veel tijd kwijt met het verspreiden en afhandelen van inkoopfacturen? Zwerven er facturen eenzaam door de organisatie? En ontbreekt het je aan actueel inzicht in de projecten doordat kosten pas laat worden ingeboekt? Overweeg dan eens om je inkomende facturen digitaal te verwerken.
Van handwerk naar digitale verwerking van inkoopfacturen
Onderzoek van de Aberdeen Group laat zien dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen 50,5% minder te late betalingen oplevert en 51% minder uitzonderingen, dus minder handling kosten. Gemiddeld kost het verwerken van een inkoopfactuur bij een organisatie die dit handmatig doet zo’n 25 euro. Automatiseer je dit proces dan is het nog maar 2,50 euro per inkoopfactuur.
Onze klant NUV wilde ook het proces optimaliseren. Het Nederlands Uitgeversverbond (NUV) is de brancheorganisatie en werkgeversvereniging van de uitgevers in Nederland. Het verbond behartigt de collectieve belangen van alle aangesloten uitgevers en vertegenwoordigt meer dan 90% van de Nederlandse uitgeverijbranche.
Casus NUV
Binnen het NUV is een team van vier medewerkers verantwoordelijk voor zeven organisaties met tientallen medewerkers. Maandelijks worden honderden inkoopfacturen verwerkt en gezien door twintig fiatteurs.
Er ging vaak te veel tijd verloren aan het registreren, verspreiden en goedkeuren van inkomende facturen. Omdat dit proces niet altijd gestroomlijnd verliep, raakten facturen zoek of werden ze betaald zonder goedkeuring van de budgethouder. Een factuur met een briefje erop maakte letterlijk een reis door de organisatie naar de bestemming fiattering.
De wens van het NUV was om de facturenstroom en het fiattering proces volledig te digitaliseren. Zo worden inkoopfacturen nu bij binnenkomst gescand en op basis van een workflow ter goedkeuring aangeboden aan de budgetverantwoordelijke of de projectleider. Vastgelegde regels in het systeem zorgen ervoor dat de factuur altijd terechtkomt en goedgekeurd wordt door de juiste personen. Achteraf is ook precies te zien wie op welk tijdstip akkoord heeft gegeven voor de kosten. Dat verhoogt de transparantie en de beheersbaarheid van het proces enorm.
Voordelen van automatiseren van inkoopfacturen
Door de workflow te automatiseren kunt je tijd besparen bij het registreren, verspreiden en accorderen van je inkomende facturenstroom. Samengevat levert dit de volgende voordelen op voor de projectleider:
- beter inzicht in de op zijn budget/project geboekte kosten
- automatisch inzicht in relevante facturen
- snellere beschikbaarheid inkomende facturen
- meer tijd beschikbaar voor controle en fiattering
- minder tijd kwijt met fiatteren
Ben je geïnteresseerd in additionele oplossingen die zijn aangereikt voor NUV? En wil je weten hoe je meer grip kunt krijgen op je processen. Download dan hier gratis het e-book Optimaal sturen op projecten.
