Databas Blog

    Actuele rapportages en directe signalering geven meer sturing in mkb

    [fa icon="clock-o"] 27 november 2014 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: profit

    actuele-rapportages-geven-meer-sturing

     

    Heb je langlopende projecten waarvoor alle kosten en opbrengsten gelijkmatig over de periodes worden verdeeld? Dan is wekelijks of maandelijks inzicht in de projecten vaak voldoende om bij te sturen. Veel projectorganisaties hebben echter te maken met zowel kort- als langlopende projecten. Ook de kosten en opbrengsten op een project komen dan vaak niet gelijkmatig. Dan moet je zeker weten dat je op ieder moment direct kunt bijsturen, beschikt over de juiste informatie en focust op de juiste processen. Of anders gezegd, dat je op het juiste moment tijd besteedt aan de zaken die je aandacht verdienen.

    Geïntegreerd projectmanagementsysteem

     

    Maar hoe doe je dat? Het antwoord zit ‘m in het gebruik van een geïntegreerd projectmanagementsysteem. Eerder lazen we al eens dat 51% nog niet zo’n volledige oplossing heeft en de administratie bijhoudt in een combinatie van spreadsheets (20%), in meerdere software-systemen (18%) of zelfs nog op papier (6%). Bij één op de twee (49%) ondernemers die geen geïntegreerd systeem heeft, lopen projecten over het algemeen altijd uit. Bovendien ervaren deze bedrijven ook een gebrek aan inzicht in projecten (59%). En om dat laatste draait het nu allemaal: inzicht. Inzicht in wat je wanneer moet doen.

    Kortere en betere sturing

     

    Leg je het hele proces van je projecten vast in één systeem, dan heb je altijd direct actuele informatie over de status van de projecten op allerlei gebieden. Je hoeft niet eerst een Excel-overzicht bij te werken om de juiste informatie te krijgen. Dit betekent dat je op ieder moment kunt bijsturen en dus bovenop de projecten zit. De klanttevredenheid zal hierdoor toenemen omdat je hen nog sneller kunt informeren als er eventuele problemen dreigen. Anderzijds wordt het projectrendement direct beter, omdat je meer uren kunt factureren of, door tijdig overleg, binnen het gestelde projectbudget blijft.

    Focus op de belangrijkste informatie en processen

     

    Binnen een totaal geïntegreerd projectmanagement systeem is enorm veel informatie beschikbaar. Hiermee kun je prachtige diepe analyses maken. Maar wil je even snel een overzicht van de belangrijkste stand van zaken, dan kan deze overvloed aan informatie je ook tegenwerken. Het voordeel van een projectmanagementsysteem is dat het je de mogelijkheid biedt om een dashboard samen te stellen waarin je zelf de belangrijkste stuurelementen voor de organisatie kunt vastleggen. Zo hebt je de uitgebreide details voor een diepere analyse en houd je de focus op de belangrijkste informatie en processen in de organisatie.

    Tijd besteden op het juiste moment

     

    Rondom projecten heb je niet alleen te maken met deadlines, maar ook met allerlei andere zaken die gedurende het project op bepaalde tijdstippen moeten gebeuren. Hoe weet je zeker dat je de juiste zaken op de juiste momenten doet? Signalering helpt je daarbij. Als je vooraf alle zaken die je moet afronden al in de tijd uitzet, kan een systeem je helpen herinneren dat bepaalde zaken moeten gebeuren. Zo waarborg je dat je op het juiste moment tijd aan de juiste dingen besteedt.

    Dit is een greep uit de tips die je kunnen helpen om het projectmanagement in de organisatie beter onder controle te krijgen. In ons e-book Projectmanagement in het mkb geven we je vijf gouden tips die ervoor zorgen dat het rendement op je projecten verbetert. Iedere tip is verder uitgewerkt zodat je direct aan de slag kunt. Je kunt het e-book hieronder gratis downloaden.

     New Call-to-action

    Geschreven door: Bas Elbers