Er is een spreekwoord dat zegt ‘Meten is weten’. Als ondernemer of manager wil je graag weten wat de prestaties van je bedrijf of afdeling zijn. Door deze prestaties te meten, weet je waar je staat en waar je naar toe moet werken. Dat kun je doen door middel van KPI’s, oftewel key performance indicators. Werk je in de zakelijke dienstverlening dan gelden de volgende KPI’s:
- Verkooppijplijn
- Declarabiliteit
- Onderhanden werk
- Omzetlekkage
- Projectmarges
KPI’s visualiseren in een dashboard
Het idee achter KPI’s is dat je ze realtime op een dashboard weergeeft, waardoor je kunt bijhouden of het beter of juist slechter met het bedrijf gaat.
Wat zijn de voordelen van een dashboard?
1. Verkleedt data in een aantrekkelijk jasje
Data is van zichzelf tamelijk saai. Maar je kunt ze wel aantrekkelijk maken waardoor er uiteindelijk beter naar wordt gekeken. Want vaak is er voldoende data aanwezig, maar wordt er te weinig actie ondernomen. Een aantrekkelijk vormgegeven dashboard helpt dit te voorkomen.
2. Maakt data uit verschillende bronnen begrijpelijk
Data zit vaak als een brei in verschillende systemen verstopt. Door middel van handige koppelingen wordt de relevante data samengebracht en visualiseer je het resultaat in een dashboard. Dit maakt het erg overzichtelijk. Bovendien kun je de dashboards ook inzetten tijdens MT-meetings zonder dat je een hele ingewikkelde rapportage moet uitdraaien.
3. Afgestemd op de gebruiker
Een goed dashboard is zo ingericht dat het voldoet aan de behoeften op verschillende niveaus. De directie kan in één oogopslag belangrijke indicatoren zien zoals de marge per opdracht en het bedrag aan open facturen die ouder zijn dan 45 dagen. En de projectleider ziet in één oogopslag voor welke opdrachten binnenkort deadlines verlopen die nog niet zijn gehaald. De medewerker ziet welke acties vandaag afgerond moeten zijn. Het is dus handig om meerdere dashboards te maken voor verschillende groepen.
4. Creëert bewustwording en betrokkenheid
Wanneer de data real-time inzichtelijk wordt gemaakt, zie je daadwerkelijk wat er binnen de organisatie gebeurt. Een dashboard geeft duidelijk weer hoe je een bijdrage kunt leveren aan de organisatie en de impact van jouw rol wordt hierdoor zichtbaar. Dat geldt zowel in goede als in slechte tijden. Want als er zaken niet goed gaan, is dit te zien op het dashboard. In een dergelijk geval is de urgentie direct aanwezig en de veranderingsbereidheid groter.
5. Stimuleert verandering
Dit punt volgt eigenlijk uit punt 3. Je moet eerst bewust zijn van een mogelijk probleem voordat je het kunt oplossen. Stel dat openstaande gelden eigenlijk binnen 30 dagen betaald moeten worden, maar je dashboard geeft aan dat deze termijn steeds wordt overgeschreden. Je kunt dit nu gaan bijsturen en monitoren tot de termijn weer terugzakt naar 30 dagen.
Dashboard geeft strategische stuurinformatie
Ondernemers hebben behoefte aan strategische stuurinformatie. Deze stuurinformatie helpt je om bijtijds te anticiperen en je strategie bepalen of bijstellen. Een dashboard met KPI’s is daarom een handige tool omdat in één oogopslag de effecten getoond worden en waarmee ‘what if’ scenario’s kunnen worden doorgerekend.
Wil je meer weten over KPI’s? Download dan hieronder ons gratis e-book waarin we behandelen:
- waarom KPI’s belangrijk zijn voor het succes van je onderneming
- welke KPI’s van belang zijn voor de zakelijke dienstverlening
- hoe je deze effectief kunt meten
- en hoe je deze kunt verbeteren.
