Weet jij op dit moment hoe hoog jouw onderhanden werk positie is? Was het getal eenvoudig beschikbaar, of juist lastig te achterhalen omdat de data verstopt zat in allerlei losse registraties? Was het bedrag in lijn met jouw verwachting, of schrok je ervan? In deze blog wil ik het belang van inzicht in onderhanden werk onderstrepen en hoe je hier beter grip op kunt krijgen.
Wat is onderhanden werk?
De term onderhanden werk (OHW) geeft aan hoeveel werkzaamheden zijn verricht waarvoor nog geen factuur gestuurd is naar de opdrachtgever. Er is echter wel opdracht verkregen voor de werkzaamheden. De omvang van het onderhanden werk geeft een beeld van de hoeveelheid geld die een bedrijf nog tegoed denkt te hebben. Bedrijfseconomisch gezien is het van belang om het bedrag aan onderhanden werk zo laag mogelijk te houden, immers het is geld dat nog niet voor andere doeleinden gebruikt kan worden, en het is ook nooit volledig zeker dat het betaald zal worden.
Onderhanden werk laag houden
Bij een gezonde bedrijfsvoering zal het bedrag aan onderhanden werk maximaal gelijk zijn aan de omzet tussen twee factureringsronden. In veel bedrijven wordt maandelijks gefactureerd, en zou in een optimale situatie het onderhanden werk nooit hoger moeten zijn dan de omzet van één maand. Is dit lager dan is dit prima, maar zit er een stijgende lijn in en wordt het getal hoger dan je branchegenoten dan moet je actie te ondernemen door bijvoorbeeld vaker te factureren.
Pas op bij langlopende projecten
Voor alle projecten, maar zeker voor de langdurig lopende projecten geldt dat een goede budgetbewaking essentieel is. Per project maar ook over het totaal aantal projecten. Naast de actuele OHW-positie is de OHW-prognose misschien nog belangrijker. Zeker als het werk tegen een minimale marge moet worden gerealiseerd, is het OHW-overzicht van groot belang. Laten we eens kijken naar een fictief voorbeeld.
Voorbeeld van onderhanden werk positie
Deze meter geeft het volgende aan. Er zijn 582 uur onderhanden, omgerekend zijn dat voor dit bedrijf 3,7 weken onderhanden werk. Dit wordt als volgt berekend:
Aantal weken onderhanden werk = aantal uren onderhanden werk / target aantal declarabele uren per jaar / 52
| Groen: | 0,0 – 1,0 week onderhanden werk. De organisatie maakt elke vrijdag zijn uren volledig, en factureert elke maandag, dus onderhanden werk minder dan 1 week is optimaal. |
| Geel: | 1,0 – 4,0 week onderhanden werk is langer dan gewenst. |
Rood: |
Vanaf 4,0 week onderhanden werk, is zeer riskant en levert grote kans op verliesgevendheid op. Gaan klanten deze “oude” uren nog wel betalen? |
De naald staat in het gele gebied, tegen het rode gebied aan. Dit betekent dat actie nodig is, maar niet direct. De controller zoomt in naar de projecten met teveel onderhanden werk en vraagt de projectleider om een reactie te geven op het komende reguliere maandoverleg. Mocht de naald in het rode gebied staan dan is de enige directe oplossing om vaker of tussentijds te factureren.
Hoe houd je grip op onderhanden werk?
Je onderhanden werk positie is één van de vijf key performance indicators (KPI’s) die van belang zijn in de zakelijke dienstverlening. Zoals eerder gezegd is bij een gezonde bedrijfsvoering het bedrag aan onderhanden werk maximaal gelijk aan de omzet tussen twee factureringsronden. Maar verkrijg je hier actueel inzicht in? Het antwoord is door de financiële administratie aan te sluiten op de projectadministratie. Zo kan dan op ieder moment de juiste onderbouwing van het bedrijfsresultaat worden gegeven op basis van de projectadministratie. Ook is het eenvoudig om maandelijks het onderhanden werk te bepalen.
