Databas Blog

    Heb jij ook last van omzetlekkage?

    [fa icon="clock-o"] 22 januari 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: profit, KPI's in projectorganisaties

    Omzetlekkage_KPI

    We hebben zojuist de dure decembermaand achter de rug. Een maand waarin je helemaal leeg lijkt te lopen; alsof er een groot lek in je portemonnee is geslagen. Gelukkig weet je via je bankafschriften achteraf waar al dat geld is gebleven. Maar wat als je dat niet weet, wat als je er een lek in je organisatie zit waarlangs ongewild en ongemerkt omzet langzaam wegvloeit?

    En dit gebeurt, want onderzoek (SPI Research) toonde aan dat in de zakelijke dienstverlening 4% tot 5% van de omzet gewoonweg ‘verdwijnt’. Dit verlies wordt onder andere veroorzaakt door fouten tijdens de facturatie. En zeg nou zelf, als bedrijf kun je je toch geen geld lek veroorloven?

    Wat is omzetlekkage?

     

    Het ongewild verlies van omzet wordt ook wel omzetlekkage genoemd. Overigens zijn veel bedrijven zich niet eens ervan bewust dat dit gebeurt. En dat terwijl omzetlekkage een goede Key Performance Indicator (KPI) is voor je onderneming. Onderzoek heeft aangetoond dat zakelijke dienstverleners met een hoog omzetlekkage percentage een lagere bezettingsgraad, lagere winstgevendheid en slechtere projectoplevering laten zien.

    Wat is de oorzaak van omzetlekkage?

    Het probleem wordt veroorzaakt doordat bedrijven werken met verschillende en vaak losstaande systemen die niet met elkaar ‘praten’. De oplossingen zijn niet gebruikersvriendelijk en fouten zijn snel gemaakt. Is dit laatste bijvoorbeeld het geval bij de registratie van uren, dan is de kans groot dat deze niet goed worden vastgelegd. Doordat gegevens niet breed toegankelijk zijn en zich in losse spreadsheets bevinden, laten informatie en taken zich ook niet gemakkelijk overdragen binnen de organisatie.

    Hoe krijg je zicht op omzetlekkage?

     

    Dit is het eenvoudigst te illustreren aan de hand van een voorbeeld.

     Dashboard-omzetlekkage-voorbeeld

    De meter geeft aan dat er 143 uur zijn gelekt, dus meer geregistreerd dan dat er uren gefactureerd of onderhanden zijn. Dat levert een omzetlekkage op van 6% wat ongewenst is (gele zone). Dit percentage is als volgt berekend:

     

    Omzetlekkage (percentage) = 100% - (aantal uren gefactureerd + aantal uren onderhanden werk) / (aantal uren geregistreerd).

     

    Groen:  0% - 4% omzetlekkage. Winst is bij een omzetlekkage onder de 4%.

     

    Geel:    4% - 10% omzetlekkage is ongewenst.

     

    Rood:   10% of hogere omzetlekkage is uit den boze, de winst lekt volledig weg.

    Welke actie moet je ondernemen?

     

    De naald staat in het gele gebied. Dit is een signaal dat de winstgevendheid van het bedrijf gevaar loopt en er actie moet worden ondernomen. Door het getal per medewerker en per project op te vragen, zoom je in op de zere plek en weet je waar je actie moet ondernemen. Je gaat bijvoorbeeld in gesprek met een specifieke medewerker of de klant om te achterhalen wat de exacte opdracht was en welke werkzaamheden hiervoor zijn verricht. Dit zijn altijd leerzame gesprekken want de medewerker krijgt de juiste focus, de klant krijgt wat is afgesproken en het bedrijf blijft winstgevend. In het gele gebied heb je nog tijd om bij te sturen. In het rode gebied is directe actie nodig, zoals prijzen verhogen of verliesgevende dienstverlening staken.

    E-book Grip op KPI’s

     

    Wil je als projectorganisatie in het huidige economische klimaat overleven dan is een  verdere professionalisering noodzakelijk. Hiervoor zijn Key Performance Indicators oftewel KPI’s uitstekende tools. Omzetlekkage is slechts een van de vijf KPI’s die gelden in de zakelijke dienstverlening. Met KPI’s krijg je als ondernemer inzicht in de prestaties van je bedrijf aan de hand van een aantal meetwaarden. In ons e-book Grip op bedrijfsprocessen door sturing op KPI’s geven we de handige tips om meer grip te krijgen op KPI's.

     Download Ebook ons Grip op bedrijfsprocessen door sturing op KPI’s

    Geschreven door: Bas Elbers