Databas Blog

    Zeg vaarwel tegen Excel

    [fa icon="clock-o"] 13 november 2014 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: profit

    zeg-vaarwel-tegen-excel

    Spreadsheets worden gebruikt voor boekhouding, projectmanagement, resourceplanning en nog veel meer zakelijke toepassingen. Je vindt ze dan ook terug in bijna elke organisatie. En dat is niet zonder reden. De kracht van spreadsheets ligt in hun gebruiksgemak en flexibiliteit. Ze geven de mogelijkheid om simpel te beginnen en vervolgens van steeds geavanceerdere features gebruik te maken. Er zitten helaas ook nadelen aan spreadsheets want ze zijn notoir foutgevoelig. En dat vormt een groot probleem als je deze rapportages nodig hebt om management beslissingen te nemen. Waarom zeggen we dan niet vaarwel tegen Excel.

    Waarom we van spreadsheets houden

    Microsoft Excel heeft onze liefde voor spreadsheets aangewakkerd. Volgens Microsoft zijn er wereldwijd meer dan 400 miljoen Excel gebruikers en onderzoeksbureau Forrester schat dat 50 tot 80% van de ondernemingen spreadsheets gebruiken voor belangrijke toepassingen zoals financiële rapportages. Gebruikers die niet bekend zijn met ‘industry standard’ spreadsheets kunnen snel getraind worden tegen lage kosten. Daarnaast is Microsoft wereldwijd zo goed geïmplementeerd dat het logisch is dat binnen een organisatie ooit er iemand mee heeft gewerkt.

    Wat zijn de nadelen van spreadsheets?

    Helaas zijn spreadsheets notoir foutgevoelig. Een onhandig uitgevoerde bewerking kan tot ernstige fouten leiden in de vele berekeningen die onder water worden uitgevoerd. Onderzoek heeft uitgewezen dat zo’n 50% van de spreadsheets serieuze fouten bevat. Dit kan resulteren in zeer vervelende missers, zoals foutieve financiële rapportages. Hoe komen deze fouten nu in een spreadsheet terecht?

    Een spreadsheet wordt handmatig gemaakt, bewerkt en vervolgens verspreid via email. Net zoals bij alle handelingen die met de hand worden gedaan, maakt dit ze gevoelig voor fouten. Denk maar eens aan data in verkeerde cellen plakken, een verkeerde formule toepassen of typefouten. Het maakt daarbij niet uit hoe ervaren de gebruiker is. Spreadsheets gaan ook vaak een eigen leven leiden en ‘zwerven’ door de organisatie. Niemand weet meer wie het spreadsheet heeft gemaakt en met welk doel. Wie ze heeft aangepast en met welke reden. Er is geen sprake meer van een en dezelfde waarheid.

    Oplossing: geïntegreerde bedrijfssoftware

    Hoewel het heel lang goed kan gaan met spreadsheets, komt er binnen elke organisatie een punt waarop kritisch moet worden gekeken naar de efficiency ervan. Met de groei van een onderneming zien we vaak een wildgroei aan systemen en spreadsheets die zich niet of onvoldoende hebben mee-ontwikkeld met de organisatie en de bedrijfsprocessen. De oplossingen werken niet samen, hebben een professionaliseringsslag nodig en zijn niet gebruikersvriendelijk genoeg. Doordat gegevens niet breed toegankelijk zijn, maar zich in losse systemen of spreadssheets bevinden, laten informatie en taken zich ook niet gemakkelijk overdragen binnen de organisatie. Door de verschillende bedrijfsprocessen aan te sturen vanuit één geïntegreerd en gemakkelijk toegankelijk systeem (geintegreerde bedrijfssoftware), kunnen deze maximaal op elkaar aangesloten worden en sneller en efficiënter werken. Op basis van actueel en diepgaand inzicht in de activiteiten, kun je op deze wijze uren, kosten en marge beter bewaken en meer winst behalen met je activiteiten, terwijl je tegelijkertijd het niveau van de dienstverlening aan je klanten verhoogt.

    Wil je vijf praktische tips waarmee direct grote winst te behalen is in het optimaliseren van het rendement? Download dan hier ons gratis e-book: Optimaal rendement voor projectorganisaties.

    Download

    Geschreven door: Bas Elbers