Databas Blog

    KPI: onderneem met passie én verstand

    [fa icon="clock-o"] 14 april 2016 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] KPI's in projectorganisaties


    KPI-projectmarge-1.png

    Ondernemen ‘is doen wat je leuk vindt, voelt als vakantie en je doet het 24/7.’ Als je steeds bezig bent met waar jouw grootste passie ligt, wordt tijd onbelangrijk. Je hebt hart voor je zaak, dus op elk moment ren en vlieg je voor je klant. Jouw energie en enthousiasme leveren ongetwijfeld mooie resultaten op. Maar, ook al is je klant ongetwijfeld blij en tevreden over je service, dat kan meteen je grootste valkuil zijn. Want weet je eigenlijk wel waar je letterlijk mee bezig bent? Is je onderneming wel rendabel? Heb je een goed beeld van je gemaakte uren en kosten in vergelijking tot wat je van tevoren had ingeschat en begroot? Kortom, heb je wel een goed beeld van je onderneming?

    Om je klant optimaal te bedienen, is niet alleen kennis van zijn wereld nodig. Je hebt ook kennis nodig van je eigen wereld. Je kunt je klant alleen goed helpen als je weet hoe je het zélf doet. Waar je minpunten en je pluspunten liggen. Key Performance Indicators, oftewel KPI’s, zijn hiervoor onmisbaar. Ze maken duidelijk of je onderneming op koers ligt en bieden belangrijke managementinformatie. KPI’s geven je permanent inzicht in hoe je onderneming presteert. Zodat je optimaal kunt sturen en zo nodig bijsturen.


    1. Zorg voor een efficiënte verkooppijplijn


    Om als onderneming goed te functioneren, is een beeld nodig van je geplande en verwachte werk, uitgedrukt in uren en afgezet tegen de beschikbare urencapaciteit. Ook leads en kansen zitten ergens in de pijplijn. Helaas is vaak niet duidelijk of je pijplijn goed is gevuld en waarmee. Dat is wél belangrijk, want de inhoud ervan vertelt of je het druk gaat krijgen of dat het ‘voetjes op tafel’ wordt. Een efficiënte pijplijn, ofwel een projectmanagementsysteem, toont je op elk willekeurig moment hoe het staat met je urencapaciteit, wanneer je nieuwe opdrachten kunt aannemen en wie ze kan uitvoeren.


    2. Maximaliseer de facturabele tijd per medewerker


    Je bedrijf is een urenfabriek. Personeelskosten vormen je hoogste kostenpost. De waarde van je opdrachten druk je uit in manuren. Maar niet alle uren hebben dezelfde prijs. Niet alleen het aantal beschikbare uren telt, het gaat er ook om dat je ze toewijst aan de meest geschikte persoon. Klinkt logisch, maar veel bedrijven doen dit niet. Met als gevolg dat medewerkers onvoldoende declarabel zijn, te weinig opleveren en minder winstgevend zijn. Om de facturabele tijd per medewerker te maximaliseren, heb je gedetailleerd inzicht nodig. Niet alleen in je bezettingsgraad, maar ook in de geplande pijplijn en de beschikbare uren. Integreer daarom je capaciteitsplanning, urenregistratie en facturatiesysteem.


    3. Houd grip op onderhanden werk


    Onderhanden werk is de hoeveelheid opdrachten, waarvoor je nog geen factuur hebt verstuurd. En vertegenwoordigt dus een hoeveelheid geld. Dat bedrag moet natuurlijk zo laag mogelijk blijven. Je kunt het namelijk niet voor andere doelen gebruiken en je weet niet zeker óf je het wel krijgt. In principe moet het bedrag aan onderhanden werk maximaal gelijk zijn aan de omzet tussen twee
    factureringsronden. Is dat niet het geval, dan moet je actie ondernemen. Door de financiële administratie aan te sluiten op de opdrachtenadministratie is diepgaand inzicht mogelijk.

    Als ondernemer met passie heb je veel te winnen bij zo’n efficiënte aanpak en inzicht in je prestaties. Een verstandige manier om valkuilen te omzeilen en je rendement te verhogen.

    Download Ebook ons Grip op bedrijfsprocessen door sturing op KPI’s



     

    Geschreven door: Bas Elbers