In de zakelijke dienstverlening werkt je bedrijf als een urenfabriek. Je verkoopt projecten waarvan de waarde is uitgedrukt in uren. En de uren hebben niet allemaal hetzelfde tarief. Neem bijvoorbeeld het verschil tussen een junior en senior adviseur, waarbij de senior een hoger tarief hanteert. Bij projectplanning moet je dus niet alleen kijken naar het aantal beschikbare uren maar ook naar de toewijzing aan de juiste persoon zodat de juiste expertise aan het juiste project wordt gekoppeld. Dit klinkt allemaal heel aannemelijk. En toch gaan veel bedrijven hiermee de fout in met als gevolg dat ze minder declarabel, minder inkomsten genereren en minder winstgevend zijn.
Zakelijke dienstverlening norm: 70% declarabel
Personeelskosten vormen de hoogste kostenpost voor een bedrijf. In de zakelijke dienstverlening is een declarabiliteit van 70% dan ook noodzakelijk. Is dit getal lager (bijvoorbeeld 65%) dan is dit een signaal dat er intern actie moet worden ondernomen. Het bedrijf heeft dan namelijk meer uren ter beschikking dan er zijn verkocht. En in tegenstelling tot fysieke producten kunnen onverkochte uren niet worden opgeslagen en zijn voor altijd verloren. Bovendien kosten niet-gefactureerde uren je dubbel omdat het personeel wel wordt doorbetaald, zelfs als er onvoldoende werk is. De marge per werknemer gaat daarmee drastisch omlaag.
Meer dan 70% declarabel?
Een hogere declarabiliteit dan 70% komt ook voor. Ja, je verdient dan lekker en de facturabele tijd per werknemer is erg hoog. Maar dit is geen goede strategie voor de lange termijn. De medewerkers raken overwerkt en uiteindelijk kun je niet meer dezelfde kwaliteit garanderen als voorheen. Zet deze trend zich voort dan is dit een signaal naar het management dat er op termijn meer mensen moet aannemen.
Voorbeeld berekening declarabiliteit
Laat ik één en ander eens verduidelijken met het volgende voorbeeld. De meter geeft aan dat er 2.583 declarabele uren zijn gemaakt, omgerekend is dat 72% declarabel.
Oftewel: declarabele uren/werkbare uren = declarabiliteit
Rood: 0% - 50% declarabel is verliesgevend.
Geel: 50% - 70% declarabel is minder winstgevend dan gewenst
Groen: 70% - 100% declarabel levert de gewenste winstgevendheid op.
De conclusie is dat het goed gaat met de declarabiliteit van dit bedrijf. Staat de naald in het gele of rode gebied dan geeft dit natuurlijk wel aanleiding tot actie. Bij geel is er nog voldoende tijd om bij te sturen. Zoom dan in per medewerker en ga een goed gesprek aan met degene die onder target presteren en probeer dit te verbeteren. In het rode gebied heb je deze luxe niet meer en is ingrijpen noodzakelijk: ofwel direct investeren in meer verkoop ofwel direct de organisatie laten krimpen.
Declarabiliteit is slechts één van de vijf KPI’s in de zakelijke dienstverlening. Met KPI’s krijg je als ondernemer inzicht in de prestaties van je bedrijf aan de hand van een aantal meetwaarden. In ons e-book Grip op bedrijfsprocessen door sturing op KPI’s geven we de handige tips om meer grip te krijgen op KPI's.
