Vanaf 1 juli 2016 verplicht de overheid haar leveranciers om digitaal te factureren. Dit bespaart niet alleen papier, het is ook veel efficiënter. Tenslotte is het verwerken van inkomende facturen een proces dat uit behoorlijk wat stappen bestaat: van het openen van de envelop, het sorteren en handmatig verwerken tot het invoeren van de facturen, de fiattering en de betaling ervan. En hoe meer stappen handmatig worden gedaan, hoe langer het duurt tot de factuur is betaald. Daarnaast kan het proces nog verder worden vertraagd door de volgende speedbumps.
Recente berichten
Soms zit je zo vastgeroest in oude patronen, dat je niet meer ziet dat het ook anders kan. Wellicht schreef jij de enveloppen van de kerstkaarten nog met de hand, terwijl je de etiketten al lang had kunnen printen. Zonde van de tijd! Of volg je het nieuws vanaf je smartphone, maar s ’avonds ligt er wel een krant op je deurmat. Zonde van het geld! Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is ook zo’n voorbeeld. Lees in deze blog waarom het loont om van het oude, handmatige verwerkingsproces over te stappen naar een digitaal verwerkingsproces.
Heb je als ondernemer het gevoel dat je geld laat liggen? En vermoed je dat dat ligt aan te weinig grip op je financiële huishouding? Waarschijnlijk klopt dat als een bus... Door je bedrijfsprocessen digitaal te registreren en te koppelen, kun je de uren, kosten en marges beter bewaken, je winst verhogen én de tevredenheid van je klanten verhogen. Vervolgens is het maken van de jaarrekening een kwestie van één druk op de knop. Zonder kopzorgen, zonder stress.
Vorig jaar daalde de traditionele postmarkt met meer dan 11%. Dit kwam vooral doordat steeds meer organisaties digitaal gingen factureren. Dat is tenslotte sneller en goedkoper. Des te opmerkelijker is het, dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen nog ver achter blijft! Duizenden facturen worden nog steeds handmatig geboekt, gefiatteerd en gearchiveerd. Dat is niet alleen een tijdrovende klus, maar ook nog eens erg foutgevoelig. Bovendien zorgt het ervoor dat de administratie niet altijd de juiste cijfers heeft. Maar het kan ook anders!
Ben je ook al weer toe aan een paar vrije dagen in december? Veel van mijn collega’s wel. Zelf had ik dit jaar nog een heerlijke herfstvakantie, dus ik heb nog voldoende vitamine D en energie over. Om de herinneringen aan deze mooie vakantie vast te houden, heeft mijn vrouw de vakantiefoto’s snel digitaal verwerkt tot een fotoboek. Vorige week lag het geprinte fotoboek al op de deurmat. Vroeger bleven de vakantiefoto’s vaak maanden liggen. De foto’s afdrukken, deze vervolgens inplakken, teksten erbij schrijven…..onbegonnen werk. Gelukkig maken de digitale mogelijkheden van nu, dat een stuk makkelijker. Aan dit soort voorbeelden denk ik vaak als ik mijn klanten adviseer hun werk efficiënter te doen. Veel organisaties verwerken bijvoorbeeld hun facturen nog handmatig….. Ook dat kan sneller en handiger!
