Vanaf 1 juli 2016 verplicht de overheid haar leveranciers om digitaal te factureren. Dit bespaart niet alleen papier, het is ook veel efficiënter. Tenslotte is het verwerken van inkomende facturen een proces dat uit behoorlijk wat stappen bestaat: van het openen van de envelop, het sorteren en handmatig verwerken tot het invoeren van de facturen, de fiattering en de betaling ervan. En hoe meer stappen handmatig worden gedaan, hoe langer het duurt tot de factuur is betaald. Daarnaast kan het proces nog verder worden vertraagd door de volgende speedbumps.
Speedbump 1. De factuurgegevens worden handmatig overgetypt waarbij al de eerste fouten kunnen ontstaan zoals verkeerde bedragen of rekeningnummers. Fouten, die vaak pas verderop in het proces door budgethouders worden ontdekt. En dus moet de factuur weer terug naar de administratie om de fout te herstellen.
Speedbump 2. Bij de ontvangst van de inkoopfactuur is het niet duidelijk wie de bestelling heeft geplaatst. Hierdoor moet de crediteurenadministratie eerst uitzoeken wie de bestelling heeft gedaan of, een eerdere bestelling van dezelfde leverancier erbij gaan zoeken.
Speedbump 3. Stel de goedkeuring van de factuur laat te lang op zich wachten. Maar de administratie weet niet automatisch bij wie de factuur is blijven steken. En dus moet je de factuur opzoeken in de organisatie; in een wat grotere organisatie kan dit een behoorlijk zoekplaatje zijn.
Speedbump 4. De factuur kan ook helemaal zoekraken. De budgethouder neemt de factuur bijvoorbeeld mee om deze op een andere plek te verwerken, waarna de factuur tussen andere stukken komt te zitten en vergeten wordt. Heb je geen kopie-factuur? Dan moet je een nieuwe factuur opvragen en begint het hele proces overnieuw.
Speedbump 5. Duurt het doorloopproces van de facturen langer dan gemiddeld? Dan komen de betalingsherinneringen binnen. En die telefoontjes en mailtjes van leveranciers moeten natuurlijk allemaal keurig worden beantwoord. Dit tijdsverlies kun je voorkomen wanneer de doorstroom van facturen sneller gaat.
Speedbump 6. Wil een collega dezelfde bestelling doen als de vorige keer? Dan is het handig de vorige factuur erbij te pakken. Daarvoor moet hij of zij de ‘oude’ factuur dan weer eerst opzoeken in het archief. Dat kan sneller!
Impact op efficiency
Verwerkt jouw organisatie de inkoopfacturen handmatig dan zal je zeker één of zelfs meerdere van deze speedbumps zijn tegengekomen. De impact van deze speedbumps op onder andere de efficiency van de financiële afdeling is groot. Toch kunnen de beschreven situaties vermeden worden door de verwerking van de inkoopfacturen te digitaliseren met workflows waardoor de factuur ‘via de snelweg’ en langs een vaste route bij de eindbestemming komt, en rekeningen tijdig worden betaald.
7 voordelen van digitaal verwerken van inkoopfacturen
Wil je weten hoe je inkoopfacturen makkelijker, goedkoper en sneller kunt verwerken? Download dan ons e-book. Hierin kom je alles te weten over de voordelen van het digitaal verwerken van inkoopfacturen.
