Soms zit je zo vastgeroest in oude patronen, dat je niet meer ziet dat het ook anders kan. Wellicht schreef jij de enveloppen van de kerstkaarten nog met de hand, terwijl je de etiketten al lang had kunnen printen. Zonde van de tijd! Of volg je het nieuws vanaf je smartphone, maar s ’avonds ligt er wel een krant op je deurmat. Zonde van het geld! Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is ook zo’n voorbeeld. Lees in deze blog waarom het loont om van het oude, handmatige verwerkingsproces over te stappen naar een digitaal verwerkingsproces.
1. Sneller en goedkoper
Verwerkt jouw organisatie de inkoopfacturen nog steeds handmatig, dan is dat zonde van de tijd én het geld. Het kan namelijk veel sneller en goedkoper door het proces te digitaliseren. Workflows zorgen ervoor dat inkoopfacturen snel en langs de juiste fiatteurs door de organisatie worden geloodst en op tijd betaald. Dat scheelt incassokosten door late betalingen.
2. Minder fouten
Bij handmatige verwerking kunnen de eerste fouten al ontstaan bij het overtypen van de factuurgegevens. Het corrigeren van de fouten achteraf kost dan onnodig veel tijd en kan bovendien boze leveranciers opleveren. Volgen facturen een digitale route dan wordt de kans op fouten aanzienlijk verkleind.
3. Geen gezoek
Raakt er wel eens een factuur zoek die nu toch echt betaald moet worden? En heb je geen idee waar je de zoektocht moet beginnen? Als je digitaliseert, komen dit soort situaties niet meer voor omdat je altijd inzicht hebt in de status van de verwerking.
4. Actuele cijfers
Krijg jij ook stress omdat het management vragen heeft waarop het liefst vandaag nog een antwoord moet komen? Als je handmatig je inkoopfacturen verwerkt is het vaak lastig om direct met de juiste informatie op de proppen te komen. Maar doe je dit digitaal dan heb je direct inzicht in de actuele financiële gegevens en is je management informatie altijd up-to-date.
5. Tijdige betaling
Doordat de doorlooptijd van het goedkeuringsproces korter is, worden inkoopfacturen op tijd betaald. Je relatie met je leverancier blijft daardoor goed en de kans dat je betalingskortingen krijgt, wordt groter.
6. Anytime, any place
Accorderen van facturen gaat veel sneller als je te allen tijde en vanaf elk device toegang hebt tot je facturen. Hierdoor kan jij facturen goedkeuren, waar en wanneer het jou uitkomt.
7. Automatische archivering
Als de inkoopfacturen via workflows verwerkt worden, vindt de archivering automatisch en digitaal plaats. Hierdoor hoeven ze niet meer fysiek gearchiveerd te worden. Dat is weer een vervelende klus minder en het bespaart ook nog eens vele vierkante meters opslagruimte.
Het is natuurlijk even wennen om over te stappen op iets nieuws. Maar heb je eenmaal besloten, dan zal de hele organisatie er profijt van hebben. Wil je weten hoe je digitale verwerking van inkoopfacturen in jouw organisatie kunt realiseren? Lees dan dit e-book.
