Ben je ook al weer toe aan een paar vrije dagen in december? Veel van mijn collega’s wel. Zelf had ik dit jaar nog een heerlijke herfstvakantie, dus ik heb nog voldoende vitamine D en energie over. Om de herinneringen aan deze mooie vakantie vast te houden, heeft mijn vrouw de vakantiefoto’s snel digitaal verwerkt tot een fotoboek. Vorige week lag het geprinte fotoboek al op de deurmat. Vroeger bleven de vakantiefoto’s vaak maanden liggen. De foto’s afdrukken, deze vervolgens inplakken, teksten erbij schrijven…..onbegonnen werk. Gelukkig maken de digitale mogelijkheden van nu, dat een stuk makkelijker. Aan dit soort voorbeelden denk ik vaak als ik mijn klanten adviseer hun werk efficiënter te doen. Veel organisaties verwerken bijvoorbeeld hun facturen nog handmatig….. Ook dat kan sneller en handiger!
Tijdrovend en foutgevoelig
Worden de inkoopfacturen in jouw organisatie ook nog handmatig verwerkt? Heb je dan wel eens uitgerekend hoeveel tijd hieraan wordt besteed? Niet zo’n gek idee toch? Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is tenslotte een tijdrovend proces. Eerst wordt de inkoopfactuur handmatig geboekt en daarna gaat deze de organisatie in via diverse budgethouders, die ze moeten controleren en accorderen. En aan het eind van het hele proces moet de factuur ook nog worden opgeborgen in een fysiek archief. Niet alleen is dit handmatige proces een tijdrovende bezigheid, het is ook erg foutgevoelig.
Van 2,5 week naar vier dagen doorlooptijd
Ook het NUV (Het Nederlands Uitgeversverbond) was zich bewust van de nadelen van handmatig factureren. Het NUV is de branchevereniging en werkgeversorganisatie van uitgevers in Nederland. Het behartigt de collectieve belangen van alle aangesloten uitgevers en vertegenwoordigt circa 90 % van de omzet in de Nederlandse uitgeverijbranche.
De bond verwerkt per maand 210 inkoopfacturen en er zijn meerdere fiatteurs. Toen ze berekenden hoe lang de gemiddelde factuur er over doet om verwerkt te worden, kwam het NUV uit op 2,5 week. De inkoopfactuur ging van hand tot hand door de organisatie. Ook ging er veel kostbare tijd verloren aan het achterhalen bij wie de facturen ter fiattering lagen, en wat de status was.
Zonde van de tijd, vonden ze bij het NUV. En dat was ik met ze eens. Nu wordt via een workflow de financiële administratie automatisch gevuld. Het gehele verwerkingsproces tot aan fiattering is van 2,5 week teruggebracht naar slechts vier werkdagen.
Optimalisatie administratieve processen
Na deze succesvolle wijziging had het NUV er wel oren naar meer veranderingen in het administratieve proces door te voeren. Wil je weten welke andere oplossingen er zijn voorgedragen en tot welke verbeteringen deze hebben geleid? Download dan de gehele case study van Het Nederlands Uitgeversverbond.
