Succesvol ondernemen staat of valt met actueel inzicht in de administratie. Bij veel MKB’ers ontbreekt dit. De één vertrouwt op zijn ervaring, de ander knipt en plakt meerdere Excel-bestanden aan elkaar en weer een ander werkt met verschillende financiële systemen naast elkaar. Op deze manier een sluitende administratie creëren, kost tijd en is foutgevoelig.
Als administratieve processen niet op elkaar zijn afgestemd, gaat er van alles mis. Om die vicieuze cirkel te doorbreken, heb je een goed beeld nodig van je processen. Heel handig hiervoor is de administratieve cyclus. Deze bestaat uit vijf deelprocessen: registreren, controleren, corrigeren en rapporteren. Als je die stuk voor stuk goed voor elkaar krijgt, ben je op weg naar een optimale financiële administratie. Per deelproces kijken we wáár en hoe het mis kan gaan.
Registreren
• Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is dubbel werk, zonde van je tijd en je maakt sneller fouten. En je kent vast een leverancier die blijft vragen om zijn geld, maar jij kan z’n factuur maar niet vinden…
• Door het niet goed bijhouden van de gemaakte uren heb je geen idee of je binnen budget en planning blijft. Je merkt te laat dat je boven je budget uitkomt of te lage facturen verstuurt. Zo loop je geld mis!
Controleren
• Als je slechts één keer of twee keer per jaar je administratie controleert, weet je niet zeker of de gegevens kloppen. Dat is sturen zonder stuurwiel en navigatie.
• Misschien werk je met verschillende systemen, zoals voorraad-, project- en grootboekadministratie. Dus moet je gegevens handmatig kopiëren, extra controleren en, als het tegenzit, corrigeren.
• Een controle opzetten in Excel lijkt dan misschien slim, maar je moet bestanden blijven matchen en loopt dus constant achter de feiten aan.
Corrigeren
• Als je nog aparte grootboekrekeningen hebt voor vraagposten of nog uit te zoeken boekingen, doe je steeds dubbel werk. Rapportages, en dus stuurinformatie, zijn pas later beschikbaar.
• Door het gebrek aan context ziet je administratief medewerker geen verbanden. Uitzoeken kost tijd en, omdat de registratie niet volledig is, worden cijfers aangevuld met schattingen. Natte vingerwerk dus.
Rapporteren
• Vraag jij ook slechts zo nu en dan een rapport over budget of winst en verlies aan? Dan merk je ongetwijfeld dat je gegevens niet snel op tafel hebt.
• Ook kan de informatie onvolledig en onjuist zijn, met onvermijdelijke discussies en correcties als gevolg. Rapporteren is overigens niet hetzelfde als controleren of corrigeren. Als je de systemen zo op elkaar afstemt, dat rapporten digitaal en op afgesproken momenten klaar staan, is rapporten een fluitje van een cent.
Signaleren
• Pas als deze deelprocessen optimaal werken, lees: automatisch, heb je voldoende inzicht in je administratie en kun je signaleren en conclusies trekken. Waar nodig kun je zaken aanpassen of verbeteren en prognoses maken.
Mens blijft cruciaal
Het automatiseren van je administratie klinkt je misschien wel erg rigoureus in de oren. Maar je hoeft niet alle stappen in één keer te zetten. Stap voor stap automatiseren kan ook. Ook al zorgt software voor optimalisatie van je administratieve processen, de mens blijft cruciaal voor het uiteindelijke resultaat. Automatisering is één, blijven nadenken en ondernemen is twee.
Ben je benieuwd hoe jij bedrijfsmatige software naadloos kunt laten aansluiten bij jouw manier van werken, processen, klanten en medewerkers? Download ons e-book over het optimaliseren van de administratieve cyclus.
