Databas Blog

    5 redenen om van urenregistratie te houden

    [fa icon="clock-o"] 13 februari 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: profit

    Houden_van_urenregistratie

    Zaterdag 14 februari is het Valentijnsdag. Die ene dag in het jaar dat we massaal extra aandacht geven aan onze grote liefde. Wellicht ook een mooie gelegenheid om een dosis extra liefde en aandacht te schenken aan ons werk, om precies te zijn aan urenregistratie. Nu zullen je wenkbrauwen waarschijnlijk in verbazing optrekken, want over het algemeen gaat ons hart hiervan niet sneller kloppen. Toch is er voldoende reden om wel van urenregistratie te (gaan) houden.

     

    1. Urenregistratie kan snel en eenvoudig


    Een veel gehoorde klacht is dat uren invoeren gewoon te veel tijd en moeite kost. Het is dan begrijpelijk dat uren te laat, fout of helemaal niet worden geboekt. Software kan hierin een helpende hand bieden met een speciaal dashboard waarop alleen die projecten staan waar de medewerker mee bezig is. Door vervolgens de urenverantwoording ook overal beschikbaar te maken, en op elk device, kunnen medewerkers zelf bepalen waar en wanneer ze boeken. Of dit nu onderweg in de trein vanaf hun smartphone is of gewoon thuis op de bank vanaf de iPad.

     

    2. Inzicht in bestede uren t.o.v. gebudgetteerde uren


    Goede urenadministratie geeft je actueel inzicht in de voortgang van je project. Je weet dus direct hoe je er voor staat. Maar je kunt ook de bestede uren ten opzichte van de gebudgetteerde uren vergelijken. Loopt dit uit de pas dan kun je tijdig bijsturen of met de opdrachtgever overleggen over additioneel budget voor (onvoorzien) extra werk.

     

    3. Facturabele uren zijn inzichtelijk


    Gedurende een 8-urige werkdag, krijg je regelmatig te maken krijgen met ‘tussendoortjes’. Vaak is hiervoor geen projectnummer aangemaakt en worden deze uren onder het kopje Algemene uren geboekt. Alhoewel je niet altijd alle uren kunt doorbelasten, loont het de moeite om inzicht te krijgen in hoe vaak en voor welke klanten deze tussendoortjes plaatsvinden. Gebeurt dit regelmatig dan is dat een signaal om in gesprek te gaan om deze extra werkzaamheden in rekening te brengen of bij een nieuw project de retainer te verhogen.

     

    4. Inzicht in de besteding van tijd

     

    Door goed uren bij te houden, wordt duidelijk waaraan de werktijd is besteed. Dit houdt ook in dat er overzicht is van de beschikbare declarabele urenruimte. Hierdoor weet je of een onverwachte nieuwe opdracht binnen het huidige team kan worden ingepland of dat deze uren moeten worden ingekocht.

     

    5. Betere inschattingen te maken door te leren van projecten

     

    Uiteindelijk is het dus mogelijk om te sturen op het rendement van projecten en daaruit lering te trekken om bij volgende projecten betere uren-en kosten inschattingen te maken.

     

    Ons Valentijns cadeautje

     

    En hoewel urenverantwoording nog altijd een taak is die bovenop de dagelijkse werkzaamheden komt, zijn er voldoende redenen om meer aandacht hieraan de besteden. En Valentijnsdag of niet, ik ben ervan overtuigd dat we van een goede urenregistratie ook de andere 364 dagen profijt zullen hebben.

    Als je meer over dit onderwerp wilt weten, download dan ons gratis e-book: Optimaal rendement voor projectorganisaties. Beschouw het maar als ons Valentijns cadeautje.

     

    Download

    Geschreven door: Bas Elbers