Hoe stuur ik op projecten waar muziek in zit?
Ondanks het voorzichtige economische herstel blijft de druk op de culturele sector groot. Scherp toezicht in de kosten en opbrengsten van projecten is dan ook belangrijk om de juiste bedrijfsmatige beslissingen te nemen. Dat geldt ook voor onze klant Het Concertgebouw in Amsterdam.
Het Concertgebouw is een fulltime bedrijf dat drie concertzalen en andere beschikbare ruimtes plus horecafaciliteiten exploiteert. Met meer dan 900 activiteiten (waarvan 80% concerten) en ruim 700.000 bezoekers, behoort Het Concertgebouw tot de best bezochte concertzalen ter wereld. Het is voor het bedrijf van essentieel belang om gedetailleerd inzicht te hebben in de kosten en opbrengsten hiervan. Oftewel, sturen op projecten waar muziek in zit!
Dit vergt een nieuwe manier van denken en bedrijfsvoering. In dergelijke situaties zien we vaker dat organisaties hun manier van werken niet hebben aangepast aan de veranderde omstandigheden. In hun administratie blijven ze hangen in een wirwar van Excel-sheets. Er is een wildgroei aan systemen ontstaan die zich niet of onvoldoende hebben mee-ontwikkeld met de organisatie en de bedrijfsprocessen. De oplossingen werken niet samen, hebben een professionaliseringsslag nodig en zijn niet gebruikersvriendelijk genoeg.
In de oude situatie werkten ze bij het Concertgebouw met verschillende systemen voor zaalverhuur (I-concert), voor horeca (Aloha) en voor de kaartverkoop (SRO). Dit veroorzaakte een complexe en onoverzichtelijke situatie waarbij een evenement in elk systeem zijn eigen projectnummer kreeg. Bovendien waren sommige projecten onderdeel van een overkoepelend project, maar stonden toch als afzonderlijk project te boek. Hierdoor was het niet mogelijk om per event de kosten en opbrengsten te bewaken. Alleen op hoofdniveau kon de realisatie met de verwachting vergeleken worden
Doordat de verschillende systemen niet met elkaar konden ‘praten’ en hout-touwtje aan elkaar waren verbonden kon er geen belangrijke managementinformatie worden ontsloten. Er kon niet of in ieder geval onvoldoende worden gestuurd op projectrendement.Het antwoord lag in een nieuwe inrichting van de bestaande software waarbij de financiële administratie en projectadministratie worden geïntegreerd. Deze oplossing is gekoppeld aan de systemen voor zaalverhuur en planning, horeca en kaartverkoop. De geïntegreerde oplossing maakt het mogelijk om financiële gegevens op verschillende niveaus bij te houden: per grootboekrekening, project, projectgroep en kostenplaats. Er wordt met een nummer per project gewerkt dat automatisch door alle andere systemen wordt overgenomen. Aan de hand van het projectnummer kunnen systemen eenvoudig data uitwisselen. Inkoopkosten voor bijvoorbeeld catering of techniek worden ingevoerd en communiceren met het horecasysteem en kaartverkoopsysteem. (Bijvoorbeeld ticketing, kassa en horecasystemen leveren in de vorm van journaalregels informatie aan, die direct worden ingelezen in het financiële systeem). Zo wordt er optimaal inzicht verkregen in de kosten en opbrengsten van projecten. Aan het einde van de dag kan er met enkele drukken op een knop een complete en sluitende rapportage worden uitgedraaid. De volgende ochtend kan de afdeling financiële administratie direct het management informeren over de kosten en opbrengsten over het event van de avond daarvoor.
Ben u geïnteresseerd in additionele oplossingen die zijn aangereikt voor Het Concertgebouw?
Download dan hier gratis de volledige case study: Het Concertgebouw, sturen op projecten waar muziek in zit.
