Databas Blog

    Voer jij de financiële administratie voor meerdere entiteiten?

    [fa icon="clock-o"] 1 februari 2018 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Cloud computing, Financiële administratie, Project administratie

    consolidatie schema.jpg

    Voer jij meerdere administraties die op elkaar lijken? Dan herken je vast de situaties in dit blog, en ben je wellicht ook benieuwd naar een systeem dat speciaal is ingericht om jouw professionele leven te vergemakkelijken. Meerdere veelal gelijkvormige administratie komen vaak voor bij:
    • Een groep van meerdere BV’s en/of stichtingen
    • Vestigingen/locaties met hun eigen BV’s
    • Franchise organisaties
    • Risicovolle projecten waarvoor aparte BV’s worden gestart
     
    Dubbele stamgegevens
    De verschillende administraties maken gebruik van dezelfde stamgegevens, zoals dezelfde grootboekrekeningen, crediteuren of debiteuren. En dezelfde structuur voor de financiële rapportages. Maar elke administratie heeft daarvoor zijn eigen bestanden en instellingen. Het is een hele klus om deze ook gelijk te houden!
     
    Geconsolideerde rapportages
    Consolidatie van de gegevens in meerdere administraties gebeurt vaak in een apart systeem. Vaak Excel. Dat is tijdrovend en foutgevoelig.
     
    Onderlinge verrekeningen
    In deze groep van entiteiten zijn er vaak onderlinge verrekeningen, intercompany boekingen en rekening courant verhoudingen. Het kost tijd om deze bij te houden en in de verschillende administraties in balans te houden.
     
    Nieuwe administratie toevoegen
    Een nieuwe B.V. betekent een extra administratie, die je normaal gesproken vanaf niets moet opbouwen. Dat kost tijd en levert vaak toch weer kleine structuur verschillen op met de overige administraties, waardoor daarna de consolidatie lastiger is dan zou moeten.
     
    Wijzigingen in alle administraties doorvoeren
    Als je meerdere administraties voert en je wilt algemene wijzigingen doorvoeren voor alle administraties dan zul je dat normaal gesproken voor elke administratie moeten doen. Denk bijvoorbeeld aan een extra grootboekrekening, een gewijzigde instelling voor btw-berekening of een aangepaste rapportage.
     
    Optimaal ingerichte administratie voor vestigingen

    Er komt nogal wat bij kijken als je meerdere administraties voert. Hoe mooi zou het zijn als je een systeem kunt gebruiken dat wel is gemaakt voor het efficient registreren van gegevens en vooral voor het snel rapporteren over 1 of meerdere administraties?

    Als je stamgegevens kunt delen, rapportages zowel per entiteit als geconsolideerd kunt opvragen en als de intercompany boekingen altijd direct ook in de andere administratie worden bijgewerkt en als je bovendien nieuwe administraties snel kunt toevoegen, en structuurwijzigingen op een centrale plek kunt doorvoeren, dan heb je een systeem dat is gemaakt voor de vestigingen administratie. Zo’n systeem:

    • Geeft je beter inzicht in al jouw entiteiten
    • Bevordert en vereenvoudigt de groei van jouw bedrijf
    • Stroomlijnt de financiële administratieve processen

    Wil je het systeem voor de vestigingsadministratie live aan het werk zien? Kom dan naar het Databas seminar!

    Klik hier voor meer informatie en seminar data

    Geschreven door: Bas Elbers