Natuurlijk niet! Dit was ooit een 1 april grap van Moneybird als antwoord op de vele klachten over de bezorgduur van facturen per post. Voortaan was het ook mogelijk om de papieren factuur op dezelfde dag nog te laten bezorgen door een postduif voor een bedrag van 6,95 euro. Daar moeten we met z’n allen natuurlijk smakelijk om lachen. Maar waarom versturen we de factuur eigenlijk nog steeds per reguliere post terwijl dit allang digitaal kan? Dit is niet alleen sneller, het is bovendien goedkoper.
Factuur per post
Jaarlijks worden er wereldwijd 150 miljard facturen verstuurd. Het merendeel nog op papier. Dat is niet alleen vanuit milieu oogpunt een flink aantal, maar een gemiddelde ‘papieren’ factuur kost meer dan alleen een A4’tje, envelop en postzegel. Er is menselijk handelen mee gemoeid. Kijken we naar Nederland dan is de ordner voor 47 procent van de bedrijven en instellingen nog steeds de plek om contracten en facturen in te bewaren. Slechts een derde van de organisaties slaat deze digitaal op. Een speciale oplossing voor dit beheer wordt door 20 procent van de ondernemingen gebruikt, zo blijkt uit een onderzoek van Keala Consultancy. Kijken we naar het versturen van de facturen, dan wordt bijna driekwart van de facturen per post verzonden en een kwart wordt per e-mail verzonden.
Digitale facturatie
Digitale facturatie, e-invoicing, gaat weer een stap verder dan per mail versturen: je stelt facturen via een platform (bijvoorbeeld AutoInvoice) beschikbaar aan jouw klanten. Deze lezen de bestanden rechtstreeks in hun financiële administratie, er is geen scanning en herkenning nodig, en dat levert veel betere boekingen op. Digitale facturatie is begonnen en groeit in 2015 snel.
Voordelen van digitale facturatie
- Minder handelingen, meer tijd over
- Minder kosten, meer financiële ruimte
- Minder fouten, meer rust
- Minder ergernis, meer werkplezier
- Geen dubbele betalingen
- Geen incassokosten, blije leveranciers
- Geen kosten aan spookfacturen
- Meer en sneller inzicht in je cijfers
- Meer flexibiliteit en mobiliteit
- Automatisch voldoen aan bewaarplichten
Beter inzicht in cashflow
Als je dit rijtje besparingen bij elkaar optelt dan krijg je ook meer inzicht in je actuele cashflow. Bovendien heb je door het digitaliseren van dit proces overal eenvoudig toegang tot je factuurgegevens. Zeker als ook de informatie toegankelijk wordt gemaakt op (mobiele) apparaten. Je wint aan flexibiliteit en kunt sneller schakelen.
Bewaarplicht
En net als bij papieren facturen geldt ook hier de wettelijke bewaarplicht. Je kunt dit eenvoudig instellen waardoor de documenten automatisch na een bepaalde tijd worden vernietigd. Bovendien zorgen de software updates ervoor dat je eenvoudiger kunt voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van de bewaarplicht die aan bepaalde facturen is gekoppeld.
Digitale facturatie is begonnen, groeit in 2015 snel in omvang en is een blijvertje.
Hoe eerder je begint, hoe eerder je van de voordelen profiteert.
Door verschillende bedrijfsprocessen aan te sturen vanuit één geïntegreerd en gemakkelijk toegankelijk systeem, kun je sneller en efficiënter werken. Zo worden facturen sneller opgesteld, correct opgesteld, verstuurd en betaald. Wil je weten hoe je voor jouw projectorganisatie nog meer optimaal rendement kunt behalen?
Download dan hier ons gratis e-book : Optimaal rendement voor projectorganisaties.
