Onkostenadministratie - vanuit huis
Door de corona uitbraak moeten we vanuit huis werken. Het kantoor waar je collega's ontmoet is leeg geworden. En dat is voor de onkostenadministratie een uitdaging. Want de onkostenadministratie is bij uitstek een administratie waar veel personen bij zijn betrokken: declaranten, boekhouder, controller en managers. De declaranten geven hun bonnetjes aan de manager, de boekhouder boekt ze in en de controller bewaakt het proces. En dat allemaal vanuit huis.
Een app maakt deze administratie digitaal
Een app waarmee de declarant een bonnetje kan fotograferen en die daarna zorgt voor registratie in de financiële administratie maakt het mogelijk om op afstand met elkaar samen te werken. Door de manager goedgekeurde onkosten worden automatisch aan de betaallijst toegevoegd. Deze app is veelal gratis, extra diensten zoals hieronder worden genoemd kunnen via een abonnement worden afgenomen.
Een online declaratie formulier
Voor een groter aantal bonnetjes kun je een online declaratieformulier gebruiken, waarop de declarant de bonnetjes verzamelt. Daarna biedt de declarant het formulier ter beoordeling aan bij zijn/haar manager. Goedgekeurde formulieren worden automatisch geboekt en de uitbetaling wordt toegevoegd aan de betaallijst.
Een company credit/debit card
Maakt jouw organisatie gebruik van company credit of debit cards? Dan is het handig dat je de mutaties daarvan online kunt afletteren met de bonnetjes. Deze matching gaat grotendeels automatisch.
Projectkosten
Onkosten in projectadministraties worden na goedkeuring geboekt en uitbetaald. Afhankelijk van de projectinstellingen worden ze doorbelast aan de klant.
Zowel voor Visma.net ERP als AccountView
Databas ondersteunt klanten die Visma.net ERP of AccountView gebruiken. Voor beide financiële systemen zijn er apps die gekoppeld zijn, zodat dit proces digitaal kan verlopen. Iedereen kan dan online zijn taak uitvoeren, de administratie is altijd volledig, en je houdt als controller overzicht over de status van een bonnetje of company card uitgave.
Welke app is passend voor jou?
Neem contact met ons op. Na een korte inventarisatie kunnen we jou de best passende app voorstellen voor onkostendeclaraties in combinatie met Visma.net ERP of AccountView.
