Hoe is de situatie?
Door de corona beperkingen zijn de theaters gesloten of beperkt open. Theaters die open zijn, ervaren uitdagingen met de kosten en de opbrengsten. De omzet en omzetverwachting is flink gedaald en maximaal 30 personen per voorstelling is natuurlijk nooit genoeg om uit de kosten te komen. Toch blijven veel theaters open, omdat ze een bijdrage willen leveren aan cultuur, publiek en bespelers. Theaters die een subsidie hebben ontvangen, ervaren ook de verantwoordelijkheid om open te blijven en de middelen in te zetten voor het publiek en de bespelers. Helaas is het voor sommige bespelers onvoldoende rendabel om hun producties slechts 1 of 2 keer per dag voor 30 tot 60 toeschouwers te vertonen. Gelukkig zijn er ook bespelers die wel hun producties kunnen laten zien en elke voorstelling is dan ook snel uitverkocht.
Wat zijn de uitdagingen?
Doordat de omzet en omzetverwachting flink is gedaald, is de rapportagebehoefte sterk toegenomen. Controllers willen nu meer dan ooit sneller en andere rapportages opleveren.
Het bestuur (RvT en directie) wil frequenter rapportages ontvangen met meer informatie dan voorheen. Er wordt nu veel kritischer naar verantwoording gekeken en gestuurd op resultaten. Daarnaast vinden er ook meer audits plaats. Vanwege de subsidies en regelingen (NOW) moet de controller meer tussentijdse rapporten maken om aan de accountant de ontvangen subsidies te verantwoorden. Daarin wordt nieuwe informatie gevraagd.
Hoe nu verder?
Terug naar 100% gevulde zalen zit er waarschijnlijk in 2021 nog niet in, maar je moet wel verder. Je bestaansrecht als theater is afhankelijk van voorstellingen en publiek. Meer kleinere en kortere voorstellingen levert ook omzet op. Dus ben je creatief en doe je nieuwe dingen waar je geen ervaring mee hebt. Eventueel online publiek toelaten met fikse kortingen, betekent minder omzet per bezoeker, maar wel een groter bereik, maar dit vraagt wel om een forse investering in de technische middelen. In dit veranderproces van constant aanpassen is het niet duidelijk wat de marge precies zal zijn. Zo ben je zoekende naar welke kosten kun je dragen en welke investeringen leveren de gewenste resultaten op.
Wat betekent dit voor het financieel management?
Vanwege de veranderingen (nieuwe beperkingen en nieuwe activiteiten) en de beperkte omzet heb je meer behoefte aan financiële grip. Het liefst wil je snel weten wat de kosten en opbrengsten per voorstelling zijn. Om dit snel te zien, is het nodig om in alle systemen te registreren op voorstelling en de systemen te koppelen aan de boekhouding, zodat een volledig overzicht van de kosten en opbrengsten de volgende ochtend opgevraagd kan worden. Direct inzicht in het resultaat per dag geeft de gevraagde financiële grip, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Je moet kunnen vertrouwen op een administratie waarin alle transacties goed zijn vastgelegd en je juist, tijdig en volledig kunt rapporteren.
Misschien is het juist nu wel de tijd om dit aan te pakken, denk je ook niet?
Wil je meer weten? Kijk naar mijn blogs, bekijk de korte animatie over effectief koppelen van systemen, download ons e-book of bel mij bij Databas.
