De hoeveelheid werk op de financiële afdeling wisselt dagelijks, en ook de bezetting van de afdeling is niet altijd constant. Hoe voorkom je een te hoge werkdruk? Of nog beter: hoe voorkom je piekmomenten?
De hoeveelheid werk wisselt
De stroom van werk op de financiële afdeling is niet gelijk verdeeld over alle werkdagen. Er zijn dagen met meer inkomende facturen, meer controle- of correctiewerk en meer vraag naar rapportages.
De capaciteit op de afdeling wisselt
De bezetting van de afdeling is niet constant. De capaciteit van de afdeling wisselt door onder andere parttime roosters, ziekte en vakantie.
Risico
Jammer genoeg groeit de capaciteit op de afdeling meestal niet gelijk mee met de groei in werk. Dit is een risico voor de afdeling en de organisatie. Werk blijft liggen en rapportages laten op zich wachten. Of werk wordt minder goed uitgevoerd, vooral wanneer ervaren medewerkers met kennis van zaken niet voldoende beschikbaar zijn.
Hoe word je minder afhankelijk van deze factoren?
Het is een feit dat de hoeveelheid werk en de capaciteit van de afdeling vaak niet goed aansluit. Dat levert pieken in werkbelasting op. Wil je minder vaak pieken en/of minder steile pieken? Zonder extra mensen op de afdeling? Lees dan verder.
Denk groot, begin klein - continu borgen van kennis
Je kunt natuurlijk een uitgebreid plan maken om de pieken te analyseren en te verminderen. Dat adviseren wij niet. Uit onze ervaring blijkt dat het motiverender werkt en je sneller resultaten behaalt, als je verbeteringen in kleinere stappen doorvoert. Bijvoorbeeld doordat een controller elk kwartaal één veel voorkomende boekingsgang of één periodieke rapportage onder de loep neemt met een ervaren medewerker en een software consultant. En dan samen bedenkt bij welk deel van het werk de software een positieve bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van het werk.
Voorbeelden van kennisborging
Hieronder staan enkele voorbeelden van de borging van de kennis van de organisatie. Vaak leidt dat tot een automatische registratie:
- Bepaal welke combinaties van dimensie-invoer in jouw organisatie zijn toegestaan, en leg dit vast in de software (o.a. combinaties van kostenplaats en grootboekrekening)
- Vergroot het aantal automatisch geboekte bankmutaties door het vastleggen van bedrijfsspecifieke boekingsregels (o.a. bankkosten en belastingbetalingen)
- Organisatie specifieke instellingen zorgen ervoor dat koppelingen met andere software altijd direct de juiste boekingen genereren voor jouw rapportages
- Automatische signalering van afwijkende boekingen (waarbij de afwijking organisatie specifiek wordt ingeregeld, denk aan btw-boekingen)
- Automatische signalering van afwijkende situaties (bijvoorbeeld een niet werkende koppeling, of oude en/of hoge open posten, alles natuurlijk organisatie specifiek ingeregeld)
Meer informatie
Op de vernieuwde website lees je meer over het vastleggen van organisatie specifieke kennis in slimme software. Bovendien vertellen klanten welke voordelen zij behaalden. Wil je weten hoe onze klanten deze voordelen behaalden met Visma.net? Bezoek dan het maandelijkse seminar bij Databas.
