Vertrouw jij erop dat je factuur binnen de betalingstermijn wordt betaald? Dan moet ik je teleurstellen! In Nederland is het voor veel bedrijven de gewoonte om de factuur 40 tot 60 dagen in de la te houden. Er wordt vaak pas na een derde herinnering betaald. Zonder goede debiteurenadministratie en tijdige herinneringen kan het voorkomen dat een groot gedeelte van de inkomsten drie tot vier maanden wordt uitgesteld. Het debiteurenbeheer scoort dus vaak een dikke onvoldoende.
Wat is de oorzaak van een falende debiteurenadministratie?
Debiteurenbeheer is belangrijker dan menig ondernemer beseft. De realiteit is hard, want ongeveer één op de vier faillissementen ontstaat wegens een slechte debiteurenadministratie. Wat zijn de belangrijkste oorzaken van een falende debiteurenadministratie?
- Verlies aan overzicht
Veel ondernemers verliezen regelmatig het overzicht. Facturen worden handmatig in Excel of Word gemaakt, in een map gestopt maar dan wordt er bijna niet meer naar omgekeken. Hierdoor hebben ze geen idee wat de actuele stand van zaken is. Welke bedragen staan er open? Wat is het totaal bedrag dat openstaat? Wanneer zijn er herinneringen verstuurd? Doordat ze het antwoord op deze vragen schuldig blijven, ondernemen ze niet op tijd actie en laat het geld op zich wachten. Geld waarvoor wel een prestatie is geleverd!
- Niet willen pushen
De klant is koning en in het begin van de relatie wil je niet te veel pushen uit angst om de klant weer kwijt te raken. Maar met dit gedrag begeef jij je op een hellend vlak. Stel, je stuurt de eerste factuur uit. Deze staat vervolgens meer dan twee weken (reguliere betalingstermijn) open. Dan kan het zijn dat je pas na een maand gaat afvragen wat er met deze factuur is gebeurd. Je stuurt er een herinnering uit. De tweede herinnering laat vaak nog langer op zich wachten omdat hiermee de druk wordt. Ondertussen zijn er al meer dan acht weken verstreken. De klant vangt rente en jij vangt bot.
Mkb versus multinational
Helaas heb je in sommige gevallen weinig keuze. Grote bedrijven rekken de betalingstermijn, zodat het geld langer op hun eigen rekening staat en ze rente kunnen trekken. Zo wilde de HEMA vorig jaar de betalingstermijn eenzijdig verlengen naar 120 dagen. Hier is moeilijk tegen te vechten. Wat je wel kunt doen is om vooraf helder te hebben welke betalingstermijn ze hanteren. Eventueel kan bij een lange betalingstermijn worden afgesproken om de factuur in delen te splitsen om zo grote gedeelten toch tussentijds al te ontvangen. Maar bij kleinere klanten zoals het mkb is het aan te raden een strenge betalingstermijn te hanteren om zo het bedrag aan debiteuren onder controle te houden.
Succesvolle debiteurenadministratie
Wil je geen kind van de rekening worden door late betalingen dan moet je debiteurenadministratie op orde zijn. Een slimme ondernemer zal ervoor zorgen dat zijn debiteuren goed bewaakt worden en een goede administratie bijhouden van klanten. Maar hoe doe je dat? Hoe optimaliseer je jouw debiteurenbeheer zodat je eenvoudiger kunt rapporteren, vaker signaleren en actie ondernemen? Door integratie van systemen om facturen op te stellen, de boekhouding en telebankieren, heb je elke dag automatisch inzicht. Een dashboard toont je het bedrag aan open en verlopen facturen. Door integratie met mail, telefooncentrale en online incasso dienstverlening, kun je met een druk op de knop herinneringen versturen, nabellen of de incasso uitbesteden. Dit geeft je de mogelijkheid om het overzicht te bewaren tussen openstaand, verlopen en betaald zodat je tijdig actie kunt ondernemen.
