Administratieve medewerkers besteden vele uren per maand aan het handmatig verwerken, accorderen en betalen van inkoopfacturen. Dat is jammer van de tijd en is erg foutgevoelig. Wie de betaalde factuur later nog een keer nodig heeft, moet ook die zoektocht met de hand doen. Door facturen digitaal te verwerken, kun je veel tijd én geld besparen. Maar waar, hoe en wat levert het op?
Ontvangen
Te beginnen bij de ontvangst van de inkoopfactuur. Hoewel ongeveer 95% van de facturen digitaal wordt aangeleverd, wordt slechts 5% daarvan digitaal verwerkt. De rest wordt geprint, handmatig ingevoerd en opgeborgen in een ordner. Dat kan slimmer en sneller. Je kunt de factuur scannen, bijvoorbeeld met de Mobile Scanner-app van AccountView, waardoor hij automatisch in jouw systeem wordt ingelezen. Of de leverancier kan de factuur mailen naar een adres dat is gelinkt aan jullie digitale documentenportal. Je eerste minuten tijdwinst per factuur heb je al binnen.
Accorderen
Als je met papieren inkoopfacturen werkt, herken je ook de zoektocht naar de collega die de inkoopfactuur moet accorderen. Medewerkers moeten soms het hele bedrijf door om bij de juiste persoon te komen. Dat duurt lang, facturen kunnen zoekraken en blijven liggen op bureaus. In het laatste geval kan iedereen ook zomaar die facturen bekijken. Dat is niet wenselijk. Als je kiest voor digitale verwerking, heb je continu zicht op de status van de factuur. Deze komt automatisch terecht bij juiste ‘fiatteur’ die meteen akkoord kan geven.
Betalen
Ook op het handmatig aanmaken van de betalingen kun je veel tijd besparen. Door digitale verwerking komen de boekingen automatisch in het financiële administratieve pakket terecht en worden ze klaargezet voor betaling. Opnieuw minuten tijdwinst én een continu inzicht in je actuele cashflow.
Archiveren
Door digitaal te werken, neemt de verwerkingstijd van inkoopfacturen met minimaal 50% af. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tijd die je kwijt bent met het handmatig archiveren en eventueel later terugvinden van facturen. Het opzoeken van facturen in een ordner, bijvoorbeeld in geval van aanmaningen, kost soms zeeën van tijd. Met alle risico’s en ongeduldige leveranciers van dien. Je digitale versie van de factuur vind je direct door het zoeken op stukjes informatie. Een gedeelte van de crediteurnaam of van de omschrijving van de factuur, het factuurnummer of de factuurdatum. Letterlijk een fluitje van een cent en weer een manier om tijd en geld te besparen
Wil je weten hoeveel jij kunt besparen met de digitale verwerking van inkoopfacturen? En wil je scherp in beeld krijgen wat het jou oplevert? Reken het zelf uit met de calculator van Databas. Op basis van het aantal facturen per maand en het aantal autorisatiemedewerkers bereken je hoeveel uren en euro’s je per maand bespaart. 
