Databas Blog

    De leverancier belt, maar ik kan zijn factuur nergens vinden

    [fa icon="clock-o"] 31 maart 2016 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Case study

    inkoopfacturen-digitaliseren
    Herkenbaar? Jaarlijks verwerken MKB-bedrijven handmatig duizenden orderbevestigingen en inkoopfacturen. Dat kost veel te veel tijd. Ook zijn ze vaak gedwongen om hun inkoopfacturen in te voeren op verschillende systemen, zoals bestel-, verplichtingen-, of financiële administratie. Dubbel werk dus.

     

    Waar is de factuur?

    Soms worden facturen meerdere malen gekopieerd of geprint. En soms zelfs geboekt op de verkeerde grootboekrekeningen. Medewerkers moeten vervolgens het hele bedrijf door om de persoon te vinden die de inkoopfactuur kan accorderen. Dat duurt niet alleen lang, maar het werkt een goed overzicht niet echt in de hand. Met als gevolg dat facturen zoekraken, ‘ergens’ rondslingeren, blijven liggen op bureaus of op de één of andere manier zijn verdwenen in het archief. Hoe vaak moet een medewerker niet op zoek naar een oude factuur en is die nergens te vinden...


    Wat is de status van de factuur?

    Onvermijdelijk leidt dat tot vragen van inkoopverantwoordelijken en leveranciers over de status van de facturen en inkopen. Met het risico dat leveranciers dubbel worden betaald of geen betaling ontvangen. Het beeld van de volgende aanmaning of incasso kent iedereen wel. In het ergste geval kan de betalingsachterstand zo groot zijn dat de leverancier denkt over stoppen met leveren.

    ‘Voor de benodigde accordering moesten medewerkers vaak het gebouw door om de verantwoordelijke persoon te vinden. En omdat automatische controle op betalingen ontbrak, bleven facturen vaak lang liggen.’ – Hogeschool iPabo


    Case Hogeschool iPabo

    Veel bedrijven en organisaties kampen met dit soort problemen. Zo ook Hogeschool iPabo, met vestigingen in Amsterdam en Alkmaar. Voorheen verwerkte de afdeling Financiën alle inkoopfacturen handmatig, van leermiddelen, soft- en hardware tot drukwerk en meubilair. Dit was arbeidsintensief en met name de autorisatie van de facturen kostte veel tijd. En dat was nog niet alles. Hogeschool iPabo werkte al jaren met AccountView, in combinatie met een maatwerkpakket. Maar met elke update van AccountView moest ook het maatwerk worden aangepast. Met alle dure gevolgen van dien…


    Oplossing: Inkomende Facturen Autorisatie

    Databas begreep de problemen en vragen van iPabo en adviseerde om met IFA (Inkomende Facturen Autorisatie) te gaan werken. IFA zorgt voor een optimale aansluiting van de administratieve processen op bestaande software, in dit geval AccountView. Dat vond Hogeschool iPabo een prima plan. Met behulp van IFA startte de afdeling Financiën met het automatiseren en stroomlijnen van het administratieve werk. Daardoor is nu direct duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke factuur. De facturen worden verzameld in één digitaal postvak en directe afstemming met de betreffende beheerder is een fluitje van een cent. Met als gevolg dat de verwerkingstijd van inkoopfacturen met minimaal 50% is afgenomen, nog afgezien van de tijdwinst bij het archiveren.

    De medewerkers houden steeds actueel overzicht. Ook als mensen ziek of op vakantie zijn, is de voortgang van de betalingen gewaarborgd. Door te werken met IFA is de efficiëntie van de organisatie vergroot, het beheer is verbeterd en risico’s worden voorkomen. En omdat de potentie van IFA groot is, ontdekt Hogeschool iPabo steeds meer mogelijkheden voor verbeteringen en efficiency-slagen. Meer weten? Download hier de case study van Hogeschool iPabo.

    Download Case Study

    Geschreven door: Bas Elbers