Een administratie is tegenwoordig niet alleen bedoeld om snel en geordend zaken te registreren. Een administratie moet slimmer in elkaar zitten. Met name omdat de benodigde rapportages snel beschikbaar moeten zijn. Daarvoor is een professionaliseringsslag nodig van de organisatie van het proces van registreren via controleren naar rapporteren. Bij de organisatie van dat proces moet de rapportage behoefte leidend zijn. Hoe organiseer je dat? Hieronder vind je de 5 belangrijkste kenmerken van een professioneel en slim opgezette administratie.
1 Processen verlopen via digitale workflows en delen gegevens
Administratieve processen die digitaal verlopen via workflows zijn goed te moitoren. Bovendien kunnen ze gebruik maken van dezelfde gegevens. Deze gegevens worden binnen de workflows op gestandaardiseerde wijze verrijkt. Op basis van deze actuele en correcte gegevens kun je snel rapportages opstellen!
2 Specificaties direct opvraagbaar
Een rapportage begint vaak met een dashboard van enkele belangrijke geaggregeerde cijfers of kpi’s. Van daaruit wil je direct kunnen inzoomen naar de specificaties, tot aan de registratieregel voor bijvoorbeeld een factuur of urenregel. Als de cijfers positief zijn, wil je weten waar het precies goed gaat en gericht sturen om de groei voort te zetten. Als het minder positief is, wil je precies en snel weten in welk onderdeel van jouw organisatie het lek zich bevindt.
3 Rapportages op basis van jouw eigen dimensies
Waarin onderscheid je je, en hoe presteer je op die vlakken? Op basis daarvan definieer je jouw eigen dimensies of kpi‘s, waarop je rapportages bouwt en waarop je registreert. In de woorden van jouw organisatie. Je wilt dus geen generieke kolomtitels zoals kostensoort op jouw rapportages en invoerschermen. Je wilt dus wel de woorden van jouw eigen organisatie terugzien in de rapportages; zoals subsidiestroom, bouwfase, zaal, team of afdeling.
4 Rapportages komen direct uit het registratiesysteem (en niet uit Excel)
Je wilt dat de rapportages een onderdeel zijn van jouw administratieve registratiesysteem. Een apart rapportagesysteem is vaak snel opgezet, maar daarna al snel onhandig. Het bekendste voorbeeld is Excel rapportages, deze hebben veel nadelen. Met name voor standaard rapportages. In een geïntegreerd systeem registreer je en rapporteer je met hetzelfde systeem. Dat heeft als voordeel dat de rapportage aansluit op de registratie, want het komt uit hetzelfde systeem. Bovendien kun je dan inzoomen naar de onderliggende gegevens. Bijvoorbeeld de verkoopfactuur, kostenfactuur, geboekte uren, journaalpost of het gebruikte artikel.
5 Registratie aan de bron
Snelle en juiste rapportage staat en valt met tijdige, juiste en volledige registratie. Minimaliseer dan ook vooral het aantal handmatige registraties. Denk daarbij aan koppelingen van al jouw systemen, scan/herken oplossingen voor facturen en online ureninvoer door de medewerkers zelf. Dat voorkomt (over)typfouten en versnelt het proces aanzienlijk.
In de komende blogs geef ik voorbeelden uit de Databas praktijk waarin we klanten ondersteunen bij het opzetten en gebruiken van een effectief rapportagesysteem dat is geïntegreerd met het registratiesysteem. Meld je aan en je krijgt automatisch bericht over nieuwe blogs.
Wil je meer weten en alles lezen over deze 5 kenmerken? Download dan het ons e-book:
