De hoeveelheid werk op de financiële afdeling neemt toe door toenemende rapportage eisen. Vaker en sneller rapporteren op basis van betere cijfers is de trend. Daarmee vergroot je immers de financiële grip. Deze hogere eisen zijn een uitdaging, maar ook een kans: een ander en beter rapportage proces kan bijdragen aan meer gelijkmatig en prettiger werkdruk op de financiële afdeling! Lees hieronder hoe we dat aanpakken bij onze klanten.
Mismatch tussen hoeveelheid werk en actuele afdelingscapaciteit
De stroom van werk op de financiële afdeling is niet gelijk verdeeld over de dagen. Er zijn dagen met meer controle- of correctiewerk en meer vraag naar rapportages. Aan de andere kant is de bezetting van de afdeling wisselend door bijvoorbeeld ziekte, vakantie en wisseling personeel. Het werk en de capaciteit zijn zelden in balans. Dit is een risico voor de afdeling en de organisatie. Werk blijft liggen en rapportages laten op zich wachten. Of werk wordt minder goed uitgevoerd, vooral wanneer ervaren medewerkers met kennis van zaken niet voldoende beschikbaar zijn.
Hoe word je minder afhankelijk van deze factoren?
Het is een feit dat de hoeveelheid werk en de actuele capaciteit van de afdeling vaak niet goed aansluit. Dat levert pieken in werkbelasting op. Wil je minder vaak pieken en/of minder steile pieken? Zonder extra mensen op de afdeling? Lees dan verder.
Begin vandaag nog met continu borgen van kennis
Je kunt natuurlijk een uitgebreid plan maken om de pieken te analyseren en te verminderen. Dat adviseren wij niet. Uit onze ervaring blijkt dat het meer motiverend is als je sneller resultaten behaalt: door verbeteringen in kleinere stappen door te voeren. Bijvoorbeeld doordat een controller elk kwartaal één veel voorkomende boekingsgang of één periodieke rapportage onder de loep neemt met een ervaren medewerker en een software consultant. En dan samen bedenkt bij welk deel van het werk de software een hogere bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van het werk: betere en veelal automatische registratie leidt immers tot sneller rapporteren.
Voorbeelden van kennisborging
Hieronder staan enkele voorbeelden van de borging van de kennis van de organisatie. Vaak leidt dat tot een automatische registratie:
- Bepaal welke combinaties van registratie in jouw organisatie zijn toegestaan, en leg dit vast in de software (o.a. combinaties van crediteur, kostenplaats en grootboekrekening)
- Vergroot het aantal automatisch geboekte bankmutaties door het vastleggen van bedrijfsspecifieke boekingsregels (o.a. bankkosten en belastingbetalingen)
- Organisatie specifieke instellingen zorgen ervoor dat koppelingen met andere software altijd direct de juiste boekingen genereren voor jouw rapportages
- Automatische signalering van afwijkende boekingen (waarbij de afwijking organisatie specifiek wordt ingeregeld, denk aan afwijkende btw-boekingen voor crediteuren)
- Automatische signalering van afwijkende situaties (bijvoorbeeld een koppeling die al enkele dagen geen nieuwe registraties aanmaakt, of oude en/of hoge open posten, alles natuurlijk organisatie specifiek ingeregeld)
Meer informatie
Op de Databas website lees je meer over het vastleggen van organisatie specifieke kennis in slimme software. Bovendien vertellen klanten welke voordelen zij behaalden. Wil je weten hoe onze klanten deze voordelen behaalden met Visma.net? Bezoek dan het maandelijkse seminar bij Databas.
