Databas Blog

    Wat is het nut van urenregistratie?

    [fa icon="clock-o"] 15 mei 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    wat-is-het-nut-van-urenregsitratie

    Onlangs hoorde ik een leuke analogie. Uren zijn net als pennen: in het begin van het jaar heb je er heel veel, maar aan het eind van het jaar zijn ze allemaal op en weet je niet waar ze gebleven zijn. Nu zijn pennen over het algemeen niet zo kostbaar, maar je uren zijn dat wel. Als je op urenbasis wordt betaald, wil je toch weten waaraan de uren zijn besteed en welke uren declarabel (en dus te factureren) zijn? Houd je je urenregistratie niet goed bij, dan kan dit slecht nieuws zijn voor je omzet en winst!

    Inzicht in geboekte versus geplande uren


    Laat ik eens een voorbeeld geven. Stel er staat 40 uur voor een opdracht ingepland, maar achteraf blijken het er meer te zijn. Scheelt het een paar uurtjes dan bereken je ze wellicht niet eens door. Maar als dit bij meerdere projecten gedurende het jaar voorkomt dan telt het bedrag aardig op en geef je misschien wel een week aan omzet weg. Dan ben je toch dief van je eigen portemonnee! Uren zijn kostbaar. Wat je deze week weggeeft, kun je volgende week niet “extra” verkopen.

    Het is dus belangrijk om te weten hoeveel uren je werkelijk aan een project hebt gewerkt en wat je eigenlijk had afgesproken. Het bepaalt het rendement van je project en geeft je inzicht in hoeverre het project winstgevend of verliesgevend is.

    Inzicht in facturabele uren

     

    Laten we het voorbeeld verder uitwerken. Stel dat de opdracht in plaats van 40 uur in werkelijkheid 50 uur heeft gekost. Dat zijn 10 uren meer dan begroot en je leidt dus verlies. Maar de sleutelvraag is, waarom zijn het meer uren geworden? Welke fase van het project is verkeerd ingeschat of welke werknemer heeft meer gewerkt dan gepland? Het laatste zien we vaak in de zakelijke dienstverlening. Om de klant(tevredenheid) te behouden, gaan we net een stapje verder. Denk maar eens aan alle kleine vragen tussendoor. Stuur s.v.p. nog even een tussenoverzicht van het project of heb je nog een aanvullend ideetje voor project X?  Vaak is hiervoor geen projectnummer aangemaakt en worden de uren onder het kopje ‘algemene uren’ geboekt. Uiteraard zijn niet alle uren declarabel. Maar het is wel verstandig om inzicht te krijgen in hoe vaak en door welke klant er wordt overvraagd. Misschien ontdek je een trend waardoor je in gesprek kunt gaan met de klant om deze extra werkzaamheden in kaart en uiteindelijk in rekening te brengen.

    Van uren registreren naar signaleren


    Urenregistratie heeft dus een duidelijke signaleringsfunctie die onmisbaar is in de bedrijfsvoering. Als ondernemer wil je precies weten hoeveel je extra of juist minder kan factureren en waarom. Door middel van een goede urenregistratie heb je deze resultaten op ieder moment beschikbaar en kun je de verschillen duidelijk onderbouwen. Zo kunnen projecten in de toekomst nog beter geoffreerd en efficiënter worden uitgevoerd.

    Wil je weten welke maatregelen je nog meer kunt treffen om de processen binnen je organisatie te verbeteren? Lees dan ons gratis e-book Optimaal rendement in projectorganisaties.

    Download

    Geschreven door: Bas Elbers