Databas Blog

    Voor- en nadelen van werken met Excel in projectorganisaties

    [fa icon="clock-o"] 23 april 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    Excel-symbool-DatabasSpreadsheets worden voor vele zakelijke toepassingen gebruikt zoals boekhouding en projectmanagement. Berekeningen, grafieken en de uitgebreide opmaakmogelijkheden zorgen ervoor dat Excel een programma is waar we graag mee werken. Ook binnen projectorganisaties zien we dat deze spreadsheets veelvuldig worden ingezet. Maar is dat wel zo’n verstandige keuze? Laten we eens kijken naar de voor-en nadelen van het gebruik van Excel binnen projectorganisaties.

    Voordelen van Excel

     

    Niet alleen in Nederland is het een geliefd spreadsheetprogramma. Wereldwijd zijn er al meer dan 400 miljoen Excel gebruikers! Waar komt die liefde toch vandaan? De kracht van spreadsheets ligt in de flexibiliteit. Binnen een handomdraai vertaal je grote hoeveelheden data naar handige overzichten of grafieken Je kunt ermee rekenen, je kunt filters toepassen, enzovoort. Heel handig toch?

    Nadelen van Excel

     

    Juist deze flexibiliteit gecombineerd met het open karakter van Excel brengen risico’s met zich mee. Hieronder bespreek ik twee voorbeelden die we in de dagelijkse praktijk vaak tegenkomen.

    1. Ieder zijn eigen overzicht 

    Wellicht komt de volgende uitspraak je bekend voor. “In mijn eigen rol heb ik een andere informatiebehoefte dan mijn collega. Dan is het wel zo gemakkelijk dat ik mijn eigen versie kan opslaan. Alle onzinnige gegevens eruit, aanvullen met gegevens die voor mij wél relevant zijn. Fijn.”

    Ja, dat is fijn, tot het moment dat er verschillen ontstaan. Projecten die in het ene overzicht afgerond zijn, nieuwe projecten die ontbreken en aanpassingen in afspraken met de klant zorgen dat er verschillen van inzicht ontstaan. Allemaal risico’s die samenhangen met het bijhouden van je eigen overzichten. Het geeft aan hoe belangrijk het is om een gecentraliseerd systeem te hebben waar iedereen bijhoudt wat de status is. Naast het juiste totaalbeeld zorgt dit er bovendien voor dat informatie overdraagbaar wordt. Zeker wanneer met een online systeem gewerkt wordt. Dan kun je overal te allen tijde bij de juiste informatie.

    2. Ieder zijn eigen versie

    En wat denk je van deze uitspraak? “Ok, dus we spreken af dat we geen gegevens verwijderen, maar ik wil wel op locatie kunnen werken. Dus maak ik gewoon een kopie van de informatie. Dan kan ik de wijzigingen in het hoofdbestand verwerken wanneer ik weer op kantoor ben.”

    Dit is niet zo’n verstandige gedachte. Op deze manier wordt het overzicht ondermijnd. Wanneer wijzigingen in voortgang en resultaten niet tijdig worden bijgewerkt, ben je als organisatie niet in staat om bij te sturen wanneer dat nodig is. Daarnaast is de overdraagbaarheid (weer) niet mogelijk op het moment dat iemand (een langere periode) niet bereikbaar is. Bovendien kleven er risico’s aan deze werkwijze; het kopiëren en of aanpassen van informatie uit een ander bestand is handmatig werk. Uiteindelijk maak je het jezelf op deze manier niet gemakkelijker, maar zorg je voor gebrek aan overzicht, overdraagbaarheid en dubbel administratief werk. Een centraal systeem voorkomt dit soort problemen.

    E-book De 10 grootste nadelen van Excel in projectorganisaties

     

    Wil je Excel dus inzetten voor je projectplanning, wees er dan van bewust dat hier risico’s aan kleven. Leer welke risico’s dit zijn en welke alternatieven je hebt. De tien belangrijkste nadelen van het gebruik van Excel in projectorganisaties hebben we alvast in een handig e-book voor je samengevat. Deze kun je hieronder kosteloos downloaden.

     De 10 grootste nadelen van Excel in projectorganisaties

    Geschreven door: Bas Elbers