Databas Blog

    Urenregistratie helpt je beter te offreren

    [fa icon="clock-o"] 22 mei 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    uren-registratie-helpt-je-beter-offreren

    De druk op projectgeoriënteerde organisaties is tegenwoordig erg groot. Klanten verwachten dat je steeds sneller reageert, terwijl het steeds langer duurt voordat je een project binnenhaalt. Daarbij ligt de concurrentie op de loer en worden de winstmarges steeds kleiner. De strijd om de klant is dan ook heviger dan ooit. Wil jij je hoofd boven water houden, dan moet je strak sturen op je projecten zodat je het rendement goed in het oog kunt houden. Eén van de manieren waarop je dit kunt doen is door middel van een efficiënte urenregistratie. Maar geldt dit ook als je op retainer-basis werkt? Je factureert dan toch gewoon elke maand hetzelfde bedrag? Klopt, maar je hebt deze informatie juist hard nodig om je retainer te berekenen en te controleren! Werk je minder dan de geoffreerde uren dan maak je winst, maar als je meer werkt dan lijd je verlies.

    Retainer berekenen op basis van urenregistratie

     

    Steeds meer klanten willen van de voren precies weten waar ze aan toe zijn. Verwachtingsmanagement is hier het sleutelwoord en vormt vaak de basis van klanttevredenheid. Welke activiteiten ga je uitvoeren met welke resultaten en tegen welke kosten. Deze informatie verwerk je in een gedetailleerde projectbeschrijving waaraan een vast periodiek bedrag, een zogenaamde fixed fee of retainer, hangt. De klant weet wat hij moet betalen en jij weet hoeveel er binnenkomt. De hoogte van de retainer bepaal je aan de hand van de uurprijs. Het project wordt opgedeeld in handelingen en toegewezen aan de werknemers. Vervolgens wordt bepaald hoeveel tijd elke handeling kost en of dit door een senior of een junior werknemer wordt uitgevoerd? Bij standaard werkzaamheden kun je dit na verloop van tijd op basis van je urenregistratie vrij nauwkeurig vaststellen. Doe je dit niet dan blijft het natte vingerwerk en kun je financieel de bietenbrug opgaan. Dat brengt mij op het volgende punt.

    Retainer controleren op basis van urenregistratie

     

    Om de vinger aan de pols van je projectmarge te houden, moet je actueel inzicht hebben in de tijd die aan een project wordt besteed. Dit kun je alleen maar ontdekken als je uren registreert en regelmatig checkt. Wellicht kom je erachter dat je langer bezig bent dan gepland en halverwege het project de uren al zijn opgesnoept. Je hebt een prijsafspraak gemaakt en dus moet jij aan je verplichting voldoen. Dat is slecht nieuws voor de marge op dit project maar het geeft je wel kostbare informatie zodat je betere inschattingen kunt maken voor toekomstige projecten. Uiteindelijk zal je scherper kunnen offreren en loop je minder risico verlies te maken op een project.

    Optimaal rendement


    Er zijn steeds meer bedrijven die (moeten) werken met vaste prijs afspraken, simpelweg omdat de klant erom vraagt. Dit betekent dat ze gedurende een project optimaal inzicht nodig hebben in de gerealiseerde uren ten opzichte van de gebudgetteerde uren, om zo hun marge goed te kunnen bewaken. Niet alleen tijdens de uitvoering van het project heeft de registratie van uren een signaleringsfunctie, ook erna. Door je uren achteraf te analyseren krijg je waardevol inzicht in mogelijke knelpunten. Je kunt hiervan leren zodat je bij volgende projecten betere uren-en kosten inschattingen kunt maken.

    Wil je weten welke maatregelen je nog meer kunt treffen om de processen zoals urenregistratie binnen jouw organisatie te verbeteren. Lees dan ons e-book Optimaal rendement in projectorganisaties. Je kunt deze hieronder gratis downloaden.

    Download

     

    Geschreven door: Bas Elbers