Databas Blog

    Twee belangrijke misvattingen over Excel

    [fa icon="clock-o"] 24 juli 2015 [fa icon="user"] Alexander Schuurbiers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    misvattingen-over-excel

    In onze blog is al vaker gesproken over de voor- en nadelen van Excel in projectorganisaties. Bij onze klanten zien we dat er nog steeds veelvuldig mee wordt gewerkt. De lage instapkosten, laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid van Excel maakt het tot een zeer geliefd programma om administratie en projectmanagement in vast te leggen. Maar dit programma heeft een venijnig randje en kan zich tegen je keren.

    Hier volgen twee misvattingen over Excel.

    1.  Excel geeft overzicht van al mijn data

     

    “Ik kan echt al mijn data kwijt in Excel en heb het overzicht dat ik nodig heb”.

    Je hebt wel tig projecten en deze kun je allemaal verwerken in Excel. Dat is fijn, want je wil opdrachten van klanten blijven aannemen. Maar dat is gelijk de reden waarom spreadsheets zich steeds verder ontwikkelen. Kleuren, sorteringen, trefwoorden en wanneer dat niet meer voldoet komen er aanvullende tabbladen. Herken je dit?

    De vraag die je eigenlijk moet stellen, is of dat het ten goede komt aan het overzicht? De beperking in Excel zit ‘m niet in de hoeveelheid gegevens die je kwijt kunt. Er is een moment waarop het overzicht niet meer voldoet. Simpelweg omdat er te veel informatie staat. En omdat het geleidelijk gaat, wordt het probleem pas laat kenbaar. Het grootste risico is dat je door de overweldigende hoeveelheid gegevens niet de juiste signalen oppikt om actie op te ondernemen. Daarbij leert de ervaring dat het na verloop van tijd erg veel tijd en moeite kost om dit soort uitgebreide overzichten bij te houden. Je kunt er dus veel data in kwijt, maar hierdoor raak je ook vaak de weg en het overzicht kwijt!

    Gelukkig zijn er systemen die je hierin kunnen ondersteunen. Onbeperkt gegevens toevoegen met de juiste signalering voor jouw processen om op tijd en volgens afspraak het werk op te leveren en indien nodig bij te sturen.

    2. Excel geeft inzicht in mijn data en stuurinformatie

     

    “Excel is superhandig voor formules en inzicht op maat”

    Key Performance Indicators (KPI’s) zorgen er voor dat je kunt sturen op de momenten dat het wenselijk is. Op basis van bepaalde sleutelwaarden (uren, kosten, begroting, bezettingsgraad en dergelijke) kun je een formule opstellen waarmee duidelijk wordt welke keuzes je moet maken. Met behulp van de mogelijkheden in Excel om formules en macro’s op te stellen, kan je per project en over de projecten heen precies berekenen waar je aandacht naar uit moet gaan. Ook wanneer het zeer grote overzichten betreft. Dat klinkt goed, maar in de praktijk zien we twee risico’s die uiteindelijk problemen opleveren.

    Risico’s bij software updates

     

    1. De updates zijn hier het meest herkenbare. Bij een update of een overstap naar een nieuwe versie blijken macro’s zeer gevoelig.
    2. Het andere risico hangt hier direct mee samen: de persoon die de formules en macro’s maakt. Wat gebeurt er als deze persoon vertrekt en er een update is? Afgezien van de tijd die het kost om de formules en macro’s te maken, leg je de totstandkoming van stuurinformatie in handen van één persoon. Niet een goed plan.

    Met een bedrijfssoftware oplossing waarin je zelf je KPI’s kunt inrichten, heeft iedereen binnen je organisatie zijn handen vrij om zijn primaire taak in te vullen. En kun jij sturen op het moment dat dit nodig blijkt.

    E-book De 10 grootste nadelen van Excel in projectorganisaties

     

    Overweeg je om Excel in te zetten voor je projectplanning of administratie, weet dan dat dit niet zonder risico is. Leer welke risico’s dit zijn en welke alternatieven je hebt. Wil je weten welke nadelen er nog meer kleven aan het gebruik van Excel in projectorganisaties? Download dan hieronder een overzicht met de 10 belangrijkste nadelen van Excel.

     De 10 grootste nadelen van Excel in projectorganisaties

    Geschreven door: Alexander Schuurbiers