Databas Blog

    Voor- en nadelen van werken met Excel in projectorganisaties

    Spreadsheets worden voor vele zakelijke toepassingen gebruikt zoals boekhouding en projectmanagement. Berekeningen, grafieken en de uitgebreide opmaakmogelijkheden zorgen ervoor dat Excel een programma is waar we graag mee werken. Ook binnen projectorganisaties zien we dat deze spreadsheets veelvuldig worden ingezet. Maar is dat wel zo’n verstandige keuze? Laten we eens kijken naar de voor-en nadelen van het gebruik van Excel binnen projectorganisaties.

    Sturen op projecten waar muziek in zit

    Door de vele cultuurbezuinigingen van het Rijk is de druk op vele culturele instellingen voelbaar. Actueel inzicht in de kosten en opbrengsten van projecten is dan ook essentieel om de juiste bedrijfsmatige beslissingen te nemen. Dat geldt ook voor Het Concertgebouw in Amsterdam.

    Top 3 nadelen van spreadsheets in projectorganisaties

    Gebruik jij net als vele andere marketing-en reclamebureaus, consultancy- en adviesorganisaties en ingenieurs- en architectenbureaus Excel als projectmanagement tool? Dat werkt prima, tenminste …. als je bedrijf nog in de opstartfase zit. De praktijk leert dat hier snel een einde aan komt wanneer een organisatie groeit.  In deze blog bespreek ik de top drie nadelen van het gebruik van spreadssheets in projectorganisaties. Het gevolg is dat spreadsheets notoir foutgevoelig zijn waardoor het lastig wordt om de juiste beslissingen te nemen.

    Hoe kan ik mijn inkoopfacturen sneller verwerken?

    Elk bedrijf krijgt te maken met inkomende facturen die vaak nog handmatig worden verwerkt. Het boeken, archiveren en fiatteren van inkoopfacturen is dan ook een tijdrovende klus en bovendien erg foutgevoelig. Is dit herkenbaar en ben jij ook veel tijd kwijt met het verspreiden en afhandelen van inkoopfacturen? Zwerven er facturen eenzaam door de organisatie? En ontbreekt het je aan actueel inzicht in de projecten doordat kosten pas laat worden ingeboekt? Overweeg dan eens om je inkomende facturen digitaal te verwerken.

    Hoe krijg je financiële grip in non-profit instellingen?

    Voor de controller van een non-profit instelling is de onderbouwing van kosten en opbrengsten nog essentiëler dan bij andere projectorganisaties. Niet alleen voor de verantwoording intern, maar vooral ook voor de verantwoording aan de subsidieverstrekkers. Maar eigenlijk kijkt iedereen mee naar de financiële resultaten en vooral de financiële verantwoording van de organisatie. We wensen transparantie en inzicht in de besteding van subsidiegelden. Willen precies weten wat er met het geld gebeurt en of er niet te veel aan de strijkstok is blijven hangen. En dat is begrijpelijk, want wie is niet bekend met het Alp d’HuZes schandaal. Dit heeft mede tot gevolg gehad dat non-profit instellingen nu meer dan ooit onder het vergrootglas zijn gekomen.