Databas Blog

    Top 3 nadelen van spreadsheets in projectorganisaties

    [fa icon="clock-o"] 2 april 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    nadelen-van-spreadsheets

    Gebruik jij net als vele andere marketing-en reclamebureaus, consultancy- en adviesorganisaties en ingenieurs- en architectenbureaus Excel als projectmanagement tool? Dat werkt prima, tenminste …. als je bedrijf nog in de opstartfase zit. De praktijk leert dat hier snel een einde aan komt wanneer een organisatie groeit.  In deze blog bespreek ik de top drie nadelen van het gebruik van spreadssheets in projectorganisaties. Het gevolg is dat spreadsheets notoir foutgevoelig zijn waardoor het lastig wordt om de juiste beslissingen te nemen.

    Wildgroei

     

    Wanneer je met een bedrijf start, is de werkwijze nog niet vast omlijnd. Het is dan prettig om met spreadsheets te werken waar je gemakkelijk kolommen aan toe kunt voegen. Maar op het moment dat je verder groeit, zijn de werkafspraken veel duidelijker vastgelegd. De flexibiliteit die je eerst zo omarmd hebt, is nu een valkuil geworden! Opeens een kolom erbij, andere trefwoorden en opbouw van je spreadsheet zorgt dan voor verwarring. Dan ben je niet meer bezig met de uitvoering van je projecten maar voornamelijk met de vraag “Waar kijk ik naar? (en klopt dit dan nog wel?)”.

    Tip: Heldere kaders in werkwijze worden ondersteund wanneer ook de bron van informatie goed gekaderd is. Dan weet je altijd waar je de gewenste informatie terugvindt en kun je weer optimaal met de uitvoering van projecten bezig zijn.

    Meerdere eigenaars, meerdere waarheden

     

    Excel is erg flexibel. Even iets verslepen wanneer je een invoer hebt gedaan die later tóch beter op een andere plek tot zijn recht komt, is zo gedaan. Voor de situatie waarin de informatiebehoefte nog niet helemaal uitgekristalliseerd is dat een heel wenselijke eigenschap. Het venijn zit ‘m in de vele gebruikers. Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeuren als het gaat om de weergave van informatie. Wanneer meerdere mensen in dezelfde spreadsheet werken, is het geen zeldzaamheid dat iedereen zijn eigen invulling geeft aan de opbouw van informatie. Verbergen van kolommen of de volgorde van aanpassen komt dan ook regelmatig voor. Naast mogelijke irritatie kan het ook tot verkeerde beslissingen leiden omdat in het verkeerde veld wordt gekeken.

    Tip: Wanneer duidelijk is welke informatie nodig is, kan het een logische volgende stap zijn om een informatiesysteem te kiezen die deze behoefte gestructureerd invult.

    ‘ctrl+c’ en ‘ctrl+v’, weg ermee!

     

    Met Excel kun je gemakkelijk informatie overnemen via ‘ctrl+c’ en ‘ctrl+v’. Op die manier is het een paar seconden werk om een nieuw spreadsheet voor te bereiden of een bestaande te voorzien van nog een informatieset. Inhoudelijk waarden overnemen die je op een andere plek weer kunt gebruiken is op deze wijze dan ook erg prettig. Als eigenaar en enige gebruiker van een spreadsheet gaat dat over het algemeen prima. Dat verandert wanneer er meerdere mensen gebruik maken van de spreadsheet. Want wat als er geen waarde maar een formule gekopieerd wordt? Klopt het dan nog steeds? En omdat het kopiëren en plakken van informatie zo ontzettend snel gaat, komt het regelmatig voor dat bestaande waarden onbedoeld overschreven worden. Dit soort handmatige handelingen brengt altijd het risico van fouten met zich mee.

    Tip: Veel systemen bieden de mogelijkheid om vanuit sjablonen te werken. Daardoor is de benodigde opbouw en een deel van de invulling al gereed. Zonder dat je hierdoor het risico loopt verkeerde informatie te gebruiken of het overzicht vervuilt.

    Oplossing

     

    Wie verder wil kijken dan zijn spreadsheet, zal inzien dat investeren in een geïntegreerde business software oplossing méér rendement oplevert dan de huidige Excel oplossing. Gegevens zijn breed toegankelijk en informatie en taken laten zich gemakkelijk overdragen binnen de organisatie. Door de verschillende bedrijfsprocessen aan te sturen vanuit één geïntegreerd en gemakkelijk toegankelijk systeem, kunnen deze maximaal op elkaar aangesloten worden en sneller, efficiënter en foutloos werken.

    Wil je weten hoe geïntegreerde business software kan werken in jouw organisatie? Download dan hier ons gratis e-book: Optimaal rendement voor projectorganisaties.

     Download

     

    Geschreven door: Bas Elbers