Door de corona maatregelen werken we vanuit huis. Voor de crediteurenadministratie is dat een hele uitdaging. De boekhouder moet alle facturen thuis zien te krijgen, en toch ook centraal archiveren. De managers moeten deze vanuit huis goedkeuren. De controller moet vanuit huis grip op dit proces zien te houden.
Online crediteurenadministratie zit al in jouw financiële software
Herken je deze uitdaging? Je kunt het als volgt oplossen. Organisatie die werken met Visma.net ERP of AccountView kunnen gebruik maken van de ingebouwde tools voor de online crediteurenadministratie. Stuur alle inkomende facturen door naar Visma.net AutoInvoice, en de boekhouder ziet de factuur als pdf en inclusief boekingsvoorstel in Visma.net ERP of AccountView. De boekhouder controleert de voorgestelde boeking en past deze eventueel aan (bijvoorbeeld projectcode toevoegen). De factuur is dan al gearchiveerd en op te vragen in AccountView en Visma.net ERP.
De manager beoordeelt thuis de facturen
De boekhouder stuurt de factuur online door naar de goedkeurder, budgethouder of manager. Dat gaat via Visma.net Approval, dat is geïntegreerd met Visma.net ERP en AccountView. De goedkeurder bekijkt de factuur via een app. De goedkeurder keurt goed of keurt af of geeft aanvullende instructies voor de boeking. De goedkeuringsworkflow is vooraf ingericht, zodat bijvoorbeeld facturen voor project A altijd naar goedkeurder X gaan, en bij facturen boven een bepaald bedrag ook altijd langs de directeur. De workflow is ook flexibel, zodat tijdens vakanties een collega jouw goedkeuringstaak kan overnemen.
De controller houdt thuis grip
Via een dashboard en/of notificaties houdt de controller thuis grip op het proces. Je kunt zien welke facturen nog niet ter beoordeling zijn verzonden, of al lang ter beoordeling liggen en bij wie. Alleen goedgekeurde facturen kunnen worden betaald en de rapportages zijn van betere kwaliteit omdat ze goedgekeurde kosten bevatten. Van elke factuur kun je achteraf inzien wie de factuur heeft goedgekeurd en wanneer.
