Databas Blog

    Sturen op projecten waar muziek in zit

    [fa icon="clock-o"] 16 april 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit

    sturen-op-projecten-waar-muziek-in-zit

    Door de vele cultuurbezuinigingen van het Rijk is de druk op vele culturele instellingen voelbaar. Actueel inzicht in de kosten en opbrengsten van projecten is dan ook essentieel om de juiste bedrijfsmatige beslissingen te nemen. Dat geldt ook voor Het Concertgebouw in Amsterdam.

    Het Concertgebouw: 900 activiteiten per jaar

     

    Met meer dan 900 activiteiten (waarvan 80% concerten) en ruim 700.000 bezoekers, behoort Het Concertgebouw tot één van de best bezochte concertzalen ter wereld. Het is voor het bedrijf van groot belang om diepgaand en actueel inzicht te hebben in wat de kosten en opbrengsten van de diverse projecten zijn. Of met andere woorden, om te sturen op projecten waar muziek in zit!

    Nieuwe tijden vragen om nieuwe methodes

     

    Nieuwe tijden vragen om een nieuwe wijze van bedrijfsvoering. Helaas, zien wij nog te vaak dat culturele instellingen blijven steken in hun oude patronen. Gemiddeld wordt er nog met tien verschillende systemen gewerkt die bovendien niet ‘met elkaar praten’ en geen diepgaand inzicht geven. Zo werkte Het Concertgebouw voorheen met verschillende systemen voor zaalverhuur (I-concert), voor horeca (Aloha) en voor de kaartverkoop (SRO). Hierdoor ontstond een complexe en onoverzichtelijke situatie waarbij een evenement in elk systeem zijn eigen projectnummer toegewezen kreeg. Bovendien waren sommige projecten onderdeel van een overkoepelend project, maar stonden toch als afzonderlijk project te boek. Hierdoor was het niet mogelijk om per event de kosten en opbrengsten te bewaken. Alleen op hoofdniveau kon de realisatie met de verwachting vergeleken worden.

    Houtje-touwtje systemen

     

    De verschillende systemen waren ‘hout-touwtje’ aan elkaar verbonden waardoor er geen belangrijke managementinformatie kon worden ontsloten. Zo kon er niet (voldoende) worden gestuurd op projectrendement. Welke projecten zijn winstgevend en welke zijn verliesgevend?
    De oplossing was een nieuwe inrichting van de bestaande software waarbij de financiële administratie en projectadministratie werden geïntegreerd. Deze oplossing is gekoppeld aan de systemen voor zaalverhuur en planning, horeca en kaartverkoop.

    Geïntegreerde business software biedt actueel inzicht

     

    Software waarbij de financiële administratie en projectadministratie zijn geïntegreerd, maakt het mogelijk om financiële gegevens op verschillende niveaus bij te houden: per grootboekrekening, project, projectgroep en kostenplaats. Er wordt met een nummer per project gewerkt dat automatisch door alle andere systemen wordt overgenomen. Aan de hand van het projectnummer kunnen systemen eenvoudig data uitwisselen. Inkoopkosten voor bijvoorbeeld catering of techniek worden ingevoerd en communiceren met het horecasysteem en kaartverkoopsysteem. (Bijvoorbeeld ticketing, kassa en horecasystemen leveren in de vorm van journaalregels informatie aan, die direct worden ingelezen in het financiële systeem). Zo wordt er optimaal inzicht verkregen in de kosten en opbrengsten van projecten. Aan het einde van de dag kan er met enkele drukken op een knop een complete en sluitende rapportage. De volgende ochtend kan de afdeling financiële administratie direct het management informeren over de kosten en opbrengsten over het event van de avond daarvoor.

    Wil je weten welke oplossingen er nog meer zijn aangedragen voor Het Concertgebouw? Download dan hier gratis de volledige casestudy: Het Concertgebouw, sturen op projecten waar muziek in zit.

    Casestudy:Het Concertgebouw, sturen op projecten waar muziek in zit

    Geschreven door: Bas Elbers