Robotic Process Automation (RPA) is een effectieve, generieke en bewezen aanpak om processen te optimaliseren. RPA biedt ook grote voordelen binnen de financiële administratie.
RPA - wat is het?
RPA is een afkorting van Robotic Process Automation. RPA in de financiële administratie gaat over virtuele robots. Zie de robots als stukjes software waarin de kennis van de afdeling is vastgelegd en die repetitieve taken automatisch uitvoert. Voorbeelden van taken die zulke robots of stukjes software uitvoeren:
- inkoopfacturen automatisch inlezen, archiveren en boeken
- bankmutaties automatisch worden ophalen en boeken
- andere mutaties periodiek automatisch uit gekoppelde systemen ophalen en boeken
(zoals omzet-mutaties en loonjournaalposten) - afschrijvingen maandelijks automatisch boeken
- geldige boekingscombinaties automatisch afdwingen
(bijvoorbeeld crediteur-grootboek-kostenplaats combinaties) - dashboards real-time bijwerken met de status van alle processen waar RPA is toegepast
- rapportages automatisch opstellen en versturen
RPA - voordelen
Het vastleggen van de kennis binnen een financiële afdeling en het automatisch toepassen van die kennis levert de volgende voordelen op:
- tijdwinst
- minder fouten in de registratie, verbeterde betrouwbaarheid van de data
- sneller opleveren van rapportages
RPA - hoe krijg je het voor elkaar?
RPA toepassen kun je als een project zien, waarin je eerst alle kennis vastlegt en daarna automatiseert. Wij raden dat niet aan. In onze ervaring os gebleken dat een meer praktische aanpak sneller werkt en meer voordeel oplevert. Het is ons advies om het toepassen van RPA te zien als een periodieke optimalisatie slag, waar je op elk moment mee kunt beginnen! Maak hiervoor na elke rapportageronde een korte evaluatie:
- Welk type boekingen moeten we elke keer nog toevoegen, uitzoeken of corrigeren voordat we kunnen rapporteren?
- Welk type boekingen hebben ons de meeste tijd gekost?
Dat zijn dan de onderwerpen voor een gesprek met een Databas consultant. Databas consultants zijn ervaren in het helder in kaart brengen van financiële processen. Daarnaast beschikken zij met Visma.net ERP over een krachtige en flexibele toolbox om die kennis vast te leggen, en automatisch te laten toepassen. Bovendien maakt de consultant voor jou een dashboard om grip te houden op de automatisch uitgevoerde taken.
