Databas Blog

    Projectorganisatie, verbeter je inzicht in projectmarges

    [fa icon="clock-o"] 19 juni 2015 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] KPI's in projectorganisaties

    KPI-projectmarge-1

    Klinkt je dit bekend in de oren? 

    • De concurrentie wordt intenser.
    • Klanten worden steeds veeleisender.
    • De totale bestedingen worden minder.
    • Investeringen worden verspreid of zelfs uitgesteld.

    Dit creëert een ‘survival of the fittest’ situatie waarin bedrijven meer dan ooit de prijzenslag aangaan. Hierdoor komen marges onder druk, winsten smelten weg en de gevreesde rode cijfers liggen al snel op de loer.

    Projectmarge indicator van winstgevendheid

     

    Wil je als bedrijf winstgevend zijn dan vormt je projectmarge een belangrijke KPI. Deze KPI wordt als volgt berekend:

    Projectmarge = opbrengsten – kosten (interne uren + inkoop).

    Hoe lager je marge op een project, hoe belangrijker het is om strak te sturen. Je hebt weinig ruimte voor eventuele uitglijers. Zeker als er sprake is van fixed fees. Dit zijn prijsafspraken die van te voren met de klant zijn gemaakt. Wijk je hiervan af dan zijn de kosten vaak voor jouw eigen rekening.

    Maar wat is een gezonde projectmarge? Wil je blijven concurreren in de branche dan is een marge van 25% noodzakelijk. Vaak wordt er bedrijf breed naar de marge gekeken. Vaak wordt dit wel gehaald, maar het is meer rendabel om in te zoomen per project. Je bent op zoek naar antwoorden op vragen zoals:

    • Welke projecten zijn winstgevend?
    • Welke projecten hebben de potentie om winstgevend te zijn?
    • Welke projecten zou je beter kunnen afstoten?

    Het is opvallend hoe vaak bedrijven het antwoord hierop schuldig blijven. Het ontbreekt hen aan real-time inzicht waardoor ze niet kunnen sturen op het projectrendement.  

    Voorbeeld projectmarge berekening

     

    Laat ik een en ander verduidelijken aan de hand van een voorbeeld. Het dashboard geeft aan dat dit bedrijf een projectmarge heeft van 26%. De naald staat in het groene, veilige gebied. Dat is goed nieuws want het bedrijf is dus winstgevend! Maar geeft de meter een lagere projectmarge aan (geel gebied) dan is dit een signaal dat er actie moet worden ondernomen. De controller zoomt in op de onderliggende projecten en krijgt de informatie die hij nodig heeft voor een gesprek met projectleiders die onder target presteren. Wellicht kan hij nog tijdig bijsturen. Staat de naald in het rode gebied dan moet je direct besluiten van welke veeleisende klanten en verliesgevende projecten je afscheid moet nemen. Het is immers beter om aandacht te besteden aan projecten met winstpotentie.

    KPI-projectmarge

     

    Weet welke projecten winstgevend en niet-winstgevend zijn

     

    Het is belangrijk om inzicht te hebben in de marges van al je projecten. En belangrijker nog, welke projecten winst opleveren. Zo besteed je geen tijd en geld aan projecten die onderaan de streep niets voor je bedrijf opleveren. Met de juiste bedrijfssoftware heb je real-time inzicht en kan je dit voorkomen. Je kunt het geheel op maat inrichten. Maak bijvoorbeeld duidelijke afspraken over welke projectwerkzaamheden wanneer en door wie moeten worden gedaan en leg deze afspraken nauwkeurig vast in het centrale systeem. Maak de stand van zaken ook inzichtelijk voor alle betrokkenen: wat is er gebeurd, wat moet er nog gebeuren en waar wordt de planning niet gehaald? Laat het systeem automatisch signalen geven, wanneer activiteiten niet tijdig doorgang vinden. Ook is er continu en actueel inzicht nodig in de gerealiseerde uren, in relatie tot de begrote uren. Zo is het mogelijk om tijdig bij te sturen of met de opdrachtgever te overleggen over de vergoeding van onvoorzien extra werk.

    Meer weten over hoe je als projectorganisatie je KPI’s beter in de gaten houdt met bedrijfssoftware?

    Download hier het complete overzicht van alle kpi's in de zakelijke dienstverlening.

    Download Ebook ons Grip op bedrijfsprocessen door sturing op KPI’s

     

    Geschreven door: Bas Elbers