Herken je de volgende situatie?
- Jouw organisatie ontvangt dagelijks facturen,
- die moeten natuurlijk eerst goedgekeurd worden en
- daarna worden ze betaald en geboekt.
De huidige werkwijze
Ik merk dat in veel organisaties de factuur na ontvangst wordt doorgestuurd naar de persoon die goed mag keuren. Vaak per mail, soms wordt de factuur nog op het bureau van de goedkeurder gelegd. Na goedkeuring gaat de factuur naar de boekhouding voor registratie en betaling.
Dat klinkt toch als een logische gang van zaken?
Nou, daar valt wel iets op af te dingen, want deze werkwijze heeft ook nadelen. Als de factuur niet binnen enkele dagen is beoordeeld, vanwege vragen over de factuur, of vanwege ziekte/vakantie, dan blijft de factuur liggen en is niet goedgekeurd:
- de factuur zit dan niet in de boekhouding,
- er kan niet over gerapporteerd worden,
- de maandrapportage en btw-aangifte is niet volledig, en
- er is geen eenvoudig overzicht van de facturen die in omloop zijn!
Wat zijn de grootste nadelen van deze ¨logische werkwijze¨?
Deze nadelen komen elke maand weer terug bij het opstellen van financiële rapportages. En het probleem komt elke dag naar boven als een collega of leverancier een vraag heeft over de factuur. Deze “logische werkwijze” heeft dus vaak en veel tijdverlies tot gevolg. Toch accepteren we die nadelen, want we zijn eraan gewend...
Het kan slimmer
Met een kleine aanpassing van de werkwijze, kun je dit slimmer aanpakken:
- De factuur wordt bij binnenkomst automatisch digitaal gearchiveerd en geboekt
- De factuur wordt geblokkeerd voor betaling (direct en automatisch)
- Daarna kan de goedkeurder de factuur online inzien, beoordelen en van extra kenmerken voorzien (zoals kostenplaats of projectcode)
- Alleen na goedkeuring komt de factuur in de lijst met te betalen facturen
Een demonstratie van slimme business software
Wil je deze slimme manier van werken eens zelf ervaren? Wil je een demonstratie van een financieel systeem waarin het digitaal archief van inkomende facturen en de online goedkeurings-workflows volledig zijn geïntegreerd? Bezoek dan ons seminar en lees er alles over op de Databas website.
