In onzekere tijden wil je als controller snel kunnen meten hoe jouw organisatie ervoor staat, want meten is weten per slot van rekening. De activiteiten veranderen, want de organisatie past zich aan aan de nieuwe werkelijkheid. Maar welke activiteiten liepen gisteren, vorige week en vorige maand succesvol en welke niet? Je probeert de registratie van de activiteiten te versnellen, want je wilt onderbouwde beslissingen kunnen nemen wanneer je manoeuvreert langs veranderende regels, toenemende concurrentie en moeilijk te krijgen personeel. Aan informatie uit diverse systemen binnen je organisatie is geen gebrek, maar het vinden van de aansluiting blijkt vaak lastig en tijdrovend. Daarnaast houden managers hun eigen overzichten bij, waardoor iedereen kijkt naar zijn eigen waarheid. Het is misschien nu wel belangrijker dan ooit om te beschikken over de juiste financiële managementrapportages.
Hoe snel kun je rapporteren?
Hoe rapporteer jij? Gaat het snel genoeg? Kun je het zo opvragen of moet je eerst veel handmatig werk doen? Het bijwerken van een Excelsheet lijkt misschien effectief, maar is zeker niet zonder gevaar. Onder tijdsdruk is een foutje snel gemaakt en dat wil je niet wanneer je rapporteert over belangrijke financiële informatie zoals budget, werkelijke cijfers en prognoses. Rapportages moeten altijd up-to-date en beschikbaar zijn en dat is niet automatisch zo wanneer je gebruik maakt van Excel. Waarom gebruik je nog Excel? Is het niet veel effectiever om met één druk op de knop over één waarheid te beschikken? Dan kijkt iedereen naar dezelfde waarheid en is er geen tijdverspilling meer in het bijwerken van je rapportages. Een rapport zou altijd eenvoudig op te vragen moeten zijn, consistent qua vorm en bijgewerkt qua inhoud.
Hoe goed kun je rapporteren?
Hoe zorg je voor de aansluiting van informatie uit verschillende systemen? Dit doe je door de administratie zo in te richten dat registratie plaatsvindt om de juiste rapporten op te leveren. Daarbij zorg je dat de registratie gebeurt op de gewenste rubrieken in alle systemen, dus niet alleen in de boekhouding maar ook in de subsystemen, en voor de olie in de machine maak je gebruik van robuuste koppeling technieken.
Hoe toegankelijk zijn jouw rapporten?
Zijn je rapporten toegankelijk en kun je snel voorzien in de informatiebehoefte? Je kunt rapporten rond mailen of ze online inzien. Het nadeel van rond mailen is dat je niet zeker weet of iedereen naar dezelfde versie zit te kijken, daarnaast zijn de rapporten op het moment van versturen alweer verouderd. Een rapport beschikbaar maken vanuit een online financieel systeem zorgt ervoor dat iedereen naar hetzelfde rapport kijkt en het rapport altijd is bijgewerkt.
Wil je meer weten? Kijk naar mijn blogs, bekijk de korte animatie over effectief koppelen van systemen, download ons e-book of bel mij bij Databas.
