Digitalisering - probleem of kans?
Digitalisering is overal. Denk eens aan geld: hoe vaak gebruik je nog papiergeld en munten? Hoe vaak maak je een digitale overboeking op je telefoon via iDeal of Tikkie? Winkelen in een webshop is normaal geworden, de fysieke winkel bezoeken we minder. Een ticket voor de film of concert is geen papiertje meer, maar een e-mail met pdf-bestand. Onze kinderen spelen spelletjes via een scherm, en steeds minder met de dobbelsteen.
Ook de financiële administratie wordt steeds meer digitaal. Kasten en postvakken raken leeg en worden overbodig. Facturen zijn geen papieren documenten meer, maar pdf-documenten, of zelfs e-facturen. Je krijgt steeds minder post, maar wel e-mails of portals waar je documenten kunt inzien (downloaden) of inleveren (uploaden).
Hoe zorg je dat je profiteert van deze digitale wereld? Hoe benut je de kansen die er liggen? Hoe voorkom je problemen bij de introductie van digitaal werken? Hieronder lees je in welke stappen wij onze klanten helpen. Daarbij gooien we niet alles in 1x op de schop, maar werken we in concrete en afgeronde stappen. Elke stap levert een groot voordeel op. Hoe veel stappen je de komende maanden wilt zetten bepaal jij zelf. Zo houd je grip op de veranderingen, en boek je gestaag vooruitgang. Denk groot, begin klein!
Welke processen zijn snel te digitaliseren
Hieronder lees je welke processen de Databas consultants via een bewezen standaard begeleiding binnen enkele dagen samen met jou kunnen digitaliseren:
- Uitgaande facturen
Verzend jouw facturen per e-mail of system-to-system, en bouw automatisch een digitaal archief op
- Inkomende facturen
Ontvang de facturen digitaal in de crediteuren administratie, maak automatisch een digitaal archief aan, laat de software de boeking voor je maken, en laat de facturen online beoordelen en vrijgeven door de goedkeurders in jouw organisatie - Banken koppeling
Genereer een SEPA betaal/incasso bestand vanuit de crediteuren/debteuren administratie aan voor de vrijgegeven facturen, en verzendt dat online naar jouw bank; lees elke dag de laatste bankmutaties in en laat de software de boeking maken - Onkosten declaraties
Gebruik een app voor het fotograferen en declareren van bonnetjes, en laat de bonnetjes online goedkeuren - Systemen koppelen
Voorkom overtyp fouten en bespaar tijd door financiele informatie uit andere systemen automatisch in te lezen - Rapportages opstellen
Een digitaal rapport wordt automatisch bijgewerkt en je kunt inzoomen naar de achterliggende informatie
Wat is jouw planning?
Je hebt nu de lijst met concrete stappen gezien. Hier kunnen we je snel mee helpen. Natuurlijk kun je de stappen nemen in de volgorde die bij jou past. En jij bepaalt altijd het tempo. Bijvoorbeeld elk kwartaal een stap, of 2 stappen in de komende 12 maanden. Laat je ons weten welke stap jij wilt nemen en wanneer?
De Databas consultants ondersteunen elk jaar honderden klanten die gebruik maken van AccountView of Visma.net ERP: financiële software van Visma voor financiële professionals. Databas ondersteunt controllers en boekhouders bij het optimaliseren van hun administratie door het digitaliseren en automatiseren van hun administratieve processen. Daarvoor kiezen klanten een servicecontract dat past bij hun ambitieniveau.
