Veel controllers herkennen de volgende situatie: financiële software biedt enkele vaste kolommen om labels aan een boeking te koppelen, zoals kostenplaats en kostensoort. In zulke systemen moet je jouw eigen organisatiespecifieke kenmerken vertalen naar de vaste kolommen van de standaard software. Daarbij kom je vrijwel altijd in de knel:
- Jouw organisatie heeft meer kenmerken dan er kolommen zijn in de software
- Jouw organisatie gebruikt andere woorden dan de software
- First time right boekingen komen te weinig voor
Te weinig kolommen
Als je meer kenmerken of labels wilt registreren dan er kolommen zijn, dan ga je al snel een kolom gebruiken voor meerdere kenmerken. Bijvoorbeeld de kolom kostenplaats voor zowel locaties als afdelingen. Dus voor de locaties 1 en 2 en de afdelingen Productie Directie en Inkoop maak je codes 1PRO 1DIR 1INK 2PRO 2DIR 2INK. Een rapportage voor alle afdelingen van locatie 1 is dan nog vaak eenvoudig te maken, maar een rapportage voor alle afdelingen Productie is vaak al een stuk lastiger.
Verwarrende naamgeving
Financiële systemen hadden tot nu toe hun vaste kolommen, zoals kostenplaats en kostensoort. Zowel bij het registreren en bij het rapporteren moet je het daarmee doen. De meeste organisaties kennen intern heel andere woorden, bijvoorbeeld afdelingen, vestigingen, locaties, subsidieverstrekkers, opdrachten, medewerkers, teams, et cetera. Dat zorgt voor verwarring en oponthoud.
First time right niet haalbaar
Vanwege bovenstaande is het erg lastig om in 1x op de juiste kenmerken te boeken. Je ontvangt bijvoorbeeld facturen van een uitgever van vakbladen. Jouw organisatie heeft abonnementen op een vakblad van deze uitgever en jouw organisatie plaatst advertenties in deze bladen. Je hebt intern afgesproken om deze facturen alleen te boeken op de 2 grootboekrekeningen voor abonnementen en advertenties. Bovendien mogen facturen voor abonnementen op alle vestigingen worden geboekt, en facturen voor advertenties alleen op het hoofdkantoor. Dat is een complexe afspraak en het boeken van deze facturen gaat dan ook niet altijd first time right, en dat veroorzaakt correctiewerk.
Dagelijks oponthoud
Te weinig kolommen, verwarrende naamgeving, foute boekingen. Dat zorgt voor dagelijks oponthoud bij het:
- aanmaken en onderhouden van de keuzelijsten voor de kenmerken / labels,
- kiezen van het juiste kenmerk tijdens het boeken,
- controleren van boekingen en corrigeren daarvan en
- lezen van de rapportages.
Er is een oplossing beschikbaar met Visma.net!
Er is een financieel systeem waarin je jouw eigen kenmerken kunt definiëren. Met Visma.net zijn de financiële dimensies vrij instelbaar. Bovendien kun je van te voren vastleggen welke combinaties van kenmerken worden toegestaan. Dat zorgt voor intuïtief werken met jouw eigen labels; er wordt beter geboekt, want ze zijn herkenbaar; boekingen zijn first time right; en de rapportages uit het financiële systeem zijn eindelijk begrijpelijk in de bewoordingen van jouw eigen organisatie. Tijdens een seminar laten we je met een live demonstratie zien hoe je in een modern standaard financieel systeem jouw organisatiespecifieke kenmerken kunt instellen.
