Databas Blog

    De 5 valkuilen in urenregistratie

    [fa icon="clock-o"] 3 september 2014 [fa icon="user"] Bas Elbers

    U kent vast het verhaal van het gesjoemel met de urenregistratie van een bekende Amsterdamse strafpleiter. De financiële gevolgen waren groot. Maar of het nu kleine of grote projectorganisaties betreft, urenregistratie blijkt nog te vaak een ondergeschoven kindje te zijn. Urenregistratie blijft achter in de professionalisering van het bedrijf doordat bedrijven blijven werken met allerlei goedbedoelde losstaande Excel-sheets. Bovendien zijn de verschillende processen van de verkoop tot en met projectmanagement en facturatie niet goed op elkaar aangesloten. Er is onvoldoende inzicht in de activiteiten en de samenhang daartussen waardoor het lastig is om antwoord te krijgen op belangrijke bedrijfsvragen zoals: waar lopen we qua uren uit de pas, in welk onderdeel van het project?

    Blog__profit_5_valkuilen_in_urenregistratie-beeld

     

    Wat zijn de vijf belangrijkste valkuilen in een slechte urenregistratie? 

     

    1. Uren worden niet goed bijgehouden
    Uren schrijven is waarschijnlijk ook niet uw favoriete bezigheid. Is het erg druk, dan verhuist de urenregistratie vaak naar de onderkant van het prioriteitenlijstje. Achteraf is het dan lastig om te bedenken voor welke klant er is gewerkt, voor welk project dat was en hoelang de werknemer hiermee bezig is geweest. Niet boeken of fout boeken ligt dan op de loer met alle gevolgen van dien.

     

    2. Geen inzicht in bestede uren t.o.v. gebudgetteerde uren
    Een van die gevolgen is dat er geen actueel inzicht is in de voortgang van het project. Want hoeveel uren stonden er voor dit project gebudgetteerd en hoeveel is al ingezet? Zo kan er niet tijdig worden bijgestuurd of met de opdrachtgever overlegd over additioneel budget voor (onvoorzien) extra werk.

     

    3. Facturabele uren zijn niet inzichtelijk
    Een werkdag bestaat doorgaans uit 8 uur maar men zal niet altijd hele uren kunnen boeken. Gedurende de dag komen er ‘tussendoortjes’ van klanten. Vaak is hiervoor geen projectnummer aangemaakt en wordt er geboekt onder de vergaarbak algemeen. Natuurlijk zijn niet alle uren declarabel. Maar het is wel verstandig om inzicht te krijgen in hoe vaak en voor welke klanten er wordt overvraagd. Wellicht is er een trend te bespeuren waardoor u in gesprek kunt gaan met de klant om deze extra werkzaamheden in kaart en uiteindelijk in rekening te brengen.

     

    4. Geen inzicht in de besteding van tijd
    Door niet of niet goed uren bij te houden, is er geen inzicht in waaraan de werktijd is besteed. Er is dus ook geen overzicht van de beschikbare declarabele urenruimte. Hierdoor weet u niet of een onverwachte nieuwe opdracht binnen het huidige team kan worden ingepland of dat deze uren moeten worden ingekocht. Dat heeft invloed op uw bruto-marge!

     

    5. Geen mogelijkheid om inschattingen te maken door te leren van projecten
    Het is ook niet goed mogelijk te sturen op het rendement van projecten of daaruit lering te trekken om bij volgende projecten betere uren-en kosten inschattingen te maken. Ook projectvoortgang laat zich niet optimaal sturen, wat tot inefficiëntie leidt.

     

    Er zijn veel verbeteringen te behalen voor project georiënteerde organisaties. Automatisering speelt hierin een belangrijke rol. Door verschillende bedrijfsprocessen waaronder urenregistratie aan te sturen vanuit een geïntegreerd systeem, kunnen ze beter op elkaar aansluiten en sneller en efficiënter werken. Wilt u weten hoe u voor uw projectorganisatie optimaal rendement kunt behalen?

    Download dan hier ons gratis e-book : Optimaal rendement voor projectorganisaties.

     

    Download

    Geschreven door: Bas Elbers