Databas Blog

    Blunders in Excel

    [fa icon="clock-o"] 11 december 2014 [fa icon="user"] Bas Elbers [fa icon="folder-open'] Project organisaties: non-profit, Project organisaties: profit

    blunders-in-excelFouten maken is menselijk en doen we allemaal. Dat geldt dus ook voor fouten die we maken in spreadsheets. Onderzoek heeft al eens uitgewezen dat zo’n 50% van alle spreadsheets ernstige fouten bevat. Dat is een kwalijke zaak als blijkt dat meer dan 50 tot 80% van de bedrijven spreadsheets gebruikt voor belangrijke toepassingen. Zo gebruiken organisaties ze voor allerhande data-analyses tot aan het doorrekenen van complexe financiële modellen terwijl ze daar eigenlijk niet op toegerust zijn.  Zo wordt niet alleen fraude gepleegd, maar ontstaan ook omvangrijke fouten in de bedrijfsrapportages van deze organisaties. 

    Spreadsheet zijn foutgevoelig

     

    Als spreadsheets zo foutgevoelig zijn, waarom stappen we er dan niet van af? Herinner je nog de gevleugelde uitspraak van Johan Cruijff  Elk voordeel heeft zijn nadeel? Dat gaat zeker op voor spreadsheets want het grootste voordeel van Excel, is direct ook de grootste valkuil: de gebruiker heeft teveel vrijheid. Het is zo laagdrempelig dat iedereen ermee aan de slag kan gaan. En hoewel dit een groot voordeel is, zijn de nadelen ervan vele malen groter. Spreadsheets vergen namelijk te veel menselijk interacties. Een fout is dan ook zo gemaakt. In het gunstigste geval betekent dit 20 minuten extra werk maar soms resulteert het in rampzalige gevolgen.

    Grootste spreadsheet blooper

     

    Nou, nou hoe erg kan het wezen, zal je denken. Hier een inmiddels bekend voorbeeld van een enorme grote blunder veroorzaakt door foutief menselijk handelen in Excel.

    Toen Lehman Brothers in 2008 op de rand van het faillissement stond, deed Barclays een bod om een deel van het bedrijf op te kopen. Het bod werd gedaan met behulp van een Excel sheet waarin alle details stonden over de activa van Lehman Brothers.  Degene die de Excel sheet maakte had meer dan 200 cellen verborgen. Toen deze vervolgens door een derde persoon werd geconverteerd naar een PDF bestand, werden alle verborgen cellen weer zichtbaar. Dit bleef niet onopgemerkt en de PDF werd doorgestuurd naar de faillissementsrechtbank. Het resultaat was dat Barclays nu niet alleen de delen van Lehman Brothers moest kopen die ze graag wilden, maar ook verschillende delen van het bedrijf die ze nooit hadden willen overnemen. Oops. Ook de bekende Dilbert cartoonist Scott Adams is een fel tegenstander van spreadsheets. In deze cartoon drijft hij er al in 1993 de spot mee.

    Spreadsheets in mkb

     

    Nu zijn dit financiële gevolgen op een grote schaal, maar het kan eenvoudig terugvertaald worden naar het mkb. Het principe van foutgevoelige spreadsheets blijft namelijk overeind staan. Niet alleen in grote bedrijven maar ook in duizenden mkb bedrijven loopt het gebruik van spreadsheets uit de hand. Er zijn meerdere versies van bestanden in omloop die door diverse gebruikers (en vaak zonder medeweten) worden veranderd. Het is dus nooit volledig duidelijk hoe actueel en dus hoe 'waar' de getoonde cijfers nu eigenlijk zijn. Ook wordt het spreadsheet op een gegeven moment zó ingewikkeld dat zelfs degene die ‘m ontwikkelde het totaaloverzicht verliest. Fouten liggen op de loer.
    Je moet er toch niet aan denken dat nét die ene prognose voor de bank voor een belangrijke financiering door zo'n fout van geen kanten blijkt te kloppen. Banken wantrouwen dan ook terecht iedere rapportage die hieruit voort komt.

    Oplossing: geïntegreerde bedrijfssoftware

     

    Wie verder wil kijken dan zijn spreadsheet, zal inzien dat investeren in een geïntegreerde business software oplossing méér rendement oplevert dan de huidige Excel oplossing feitelijk kost. Gegevens zijn breed toegankelijk en informatie en taken laten zich gemakkelijk overdragen binnen de organisatie. Door de verschillende bedrijfsprocessen aan te sturen vanuit één geïntegreerd en gemakkelijk toegankelijk systeem, kunnen deze maximaal op elkaar aangesloten worden en sneller, efficiënter en foutloos werken.

    Wil je vijf praktische tips waarmee direct grote winst te behalen is in het optimaliseren van het rendement? Download dan hier ons gratis e-book: Optimaal rendement voor projectorganisaties.

    Download

    Geschreven door: Bas Elbers