Vorig jaar daalde de traditionele postmarkt met meer dan 11%. Dit kwam vooral doordat steeds meer organisaties digitaal gingen factureren. Dat is tenslotte sneller en goedkoper. Des te opmerkelijker is het, dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen nog ver achter blijft! Duizenden facturen worden nog steeds handmatig geboekt, gefiatteerd en gearchiveerd. Dat is niet alleen een tijdrovende klus, maar ook nog eens erg foutgevoelig. Bovendien zorgt het ervoor dat de administratie niet altijd de juiste cijfers heeft. Maar het kan ook anders!
Door het proces van ontvangen tot archiveren te digitaliseren, kan dit proces veel efficiënter, sneller en goedkoper verlopen.
Kortere routing door workflows
Facturen die handmatig verwerkt worden, leggen vaak een kilometers lange route door de organisatie af. Eerst wordt de inkoopfactuur handmatig geboekt en daarna gaat deze langs diverse budgethouders, die ze moeten controleren en goedkeuren. En aan het eind van het hele proces moet de factuur ook nog worden opgeborgen in een fysiek archief. Niet alleen is dit handmatige proces een tijdrovende bezigheid, het kost ook veel tijd om de factuur door de organisatie te krijgen.
Het goede nieuws is dat het verwerken van inkomende facturen een proces is dat je goed kunt automatiseren. Door gebruik te maken van workflows wordt de doorlooptijd van een inkoopfactuur aanzienlijk verkort. Zo is bij één van onze klanten, het Nederlands Uitgeversverbond, het gehele verwerkingsproces tot aan fiattering van 2,5 week teruggebracht naar slechts vier werkdagen. Tel uit je (tijd)winst!
Het werkt een workflow?
De workflow kan er als volgt uitzien: de factuur komt rechtstreeks in het documentenportaal van de organisatie terecht. Het overtypen van factuur informatie is dus overbodig en fiatteurs zijn al automatisch digitaal geselecteerd. Hierdoor blijven inkoopfacturen niet meer ‘fysiek’ bij de fiatteurs op het bureau liggen. Zij ontvangen vanzelf een seintje wanneer de inkoopfactuur klaar staat voor goedkeuring.
Doordat je real-time inzicht hebt in het gehele proces, is ook het zoeken naar een factuur verleden tijd. Je weet precies bij wie de factuur ligt en wat de status ervan is.
Automatisch archiveren
En als je inkoopfacturen digitaal verwerkt, hoef je niet meer fysiek te archiveren. Het archiveren vindt namelijk al plaats vanaf de ontvangst van de factuur. Het document wordt, terwijl het door de workflows gaat, automatisch verrijkt met fiatterings-, boekings- en betalingsinformatie. Daarna is het bestand digitaal gearchiveerd. Dat scheelt weer papier en opslagruimte.
Andere voordelen
Leveren nog niet al jouw leveranciers hun inkoopfacturen digitaal aan? Bespaar dan jezelf en jouw leverancier tijd en vraag er naar. Behalve tijdsbesparing levert het digitaliseringsproces nog meer voordelen op. Wil jij ook slim je inkoopfacturen verwerken? Lees dan ook eens de andere voordelen van het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Download gratis ons e-book De 7 voordelen van het digitaal verwerken van inkoopfacturen.
